今さらですがZoomってすごい!|税理士の巡回監査はもういらない?

遅まきながらZoom活用します

複数の人とのミーティングでSkypeがどうにも馴染めず、積極的に活用をしておりませんでしたが、遅まきながら話題のZoomを使ってみることにしました。

結論は「もうこれがあればわざわざ対面でのミーティングはいらないのでは」と言うくらい便利。

そこで、今回はZoomの使い方について紹介してみることにします。

WEB会議を本当にやってみようと思えるツール

Zoomとは、SkypeやGoogleハングアウトのように複数の人での遠隔でのミーティングや同時通話を可能にする「WEB会議アプリ」のことです。

電話では、一対一でしか話せないところ、これらのWEB会議アプリを使えば、離れた複数の人があたかも一箇所に集まったかのようにして会議をすることができる。

しかし、Skypeは途中でプチプチ切れたり、とてもストレスフルなため、単なる「無料電話」として、GoogleのWEB会議アプリであるハングアウトも途中で画面が止まったりするため、「Gmailと一緒に検索が可能なチャットアプリ」としてしか使っていませんでした。

ですが、このZoomは、「これなら実際にWEB会議をしよう」というくらい安定性の高いツールなのです。

Zoomでできること

(1)相手の顔を見ながらの複数者間での通話

他のWEB会議アプリ同様、複数の人と同時に通話が可能です。その際に、顔を映す「ビデオ通話オン」も顔は映さない「ビデオ通話オフ」も選択できます。

対面でのミーティングに近づけたいのであれば、「ビデオ通話オン」の方が良いですが、そのために”上半身だけスーツを着る”ようなことを避けたいなら「ビデオ通話オフ」で良いかなと。

それが、PCだけでなくスマホやタブレット経由で、どこからでも参加できるというのは素晴らしいことです。

(2)画面共有で情報を共有する

これも他のWEB会議アプリでもできることですが、複数の人の間で、画面の共有が可能です。

「ホワイトボード」という手書きが可能なページやPCの画面をそのまま共有することも。

WEBサイト上の内容を確認しながら打ち合わせをしたり、弥生会計などで試算表を一緒にみたり、ブレストの内容をGoogleDriveに書き込んでいくのを画面で共有したり、ということも良いのではないでしょうか。

(3)相手先のPCのリモート操作

さらに、相手先のPCをリモート操作することもできます。

今までであればTeamViewerのようなアプリをインストールする必要がありましたが、それよりも、ずっと簡単で軽快にリモート操作が可能になるので、操作方法のサポートなどにも効果を発揮します。

(4)WEBセミナーやグループコンサルの実施

ハングアウトですと最大で10人までしか参加ができませんでしたが、Zoomであれば、100人まで招待をすることができます。

ですから、100人までの参加者のWEBセミナーやグループコンサルが、有料のサービスを使わなくとも開催することができるでしょう。

(無料版の場合には、連続40分までの通話に限られるので、それ以上の場合、有料版にするか一度切って再度接続をする必要があります)

はじめてのZoom操作手順

(1)Zoomへの登録

Zoomでの会議を主催したい人は、まずは登録が必要です。

Zoom

こちらでサインアップをしますが、入力すべきことは、IDとなるメールアドレスや氏名、パスワードであり、日本語の指示通りに行えば誰でも問題なくできるはずです。

登録が完了したら、登録完了の画面から、そのまま、アプリをインストールしてください。

(2)ミーティングを開催する

自らがミーティングを開催したい場合には、「ミーティングを開催する」のドロップダウンメニューから「ビデオはオフ」「ビデオはオン」「画面共有のみ」のどれかを選択します。

なお、インストールしたアプリ経由の場合、画面はこんな感じですが基本操作は同じです。

さらに「コンピュータでオーディオに参加」をクリックします

次に通話の参加者を招待します。まずは画面下の「招待」ボタンをクリックし

招待状を送付するメールを選択し、相手先のメールアドレスを入力します。

(3)ミーティングに参加をする

招待された人は、メールのリンクをクリックします

はじめての時は、アプリがインストールされる画面が立ち上がりますが、指示に従いリンクをクリックするとアプリがダウンロードされるので、そちらをインストールしてください。

次に「コンピュータでオーディオに参加」をクリックすれば、ミーティングに参加ができます。

(4)画面の共有をする

画面を共有したい場合、画面下の「画面の共有」ボタンを押します

そこで、共有するアプリケーションを選びますが、PC上の画面を共有するのであれば「デスクトップ1」を選び、右下の「画面の共有」ボタンをクリックします。

(5)リモート操作

リモート操作は、リモート操作をされたい側で、上記のように、自らの画面を共有する必要があります。

操作サポートをするなど相手の画面を共有したい場合には、リモートされたい側に上記の(4)の手順で画面共有をしてもらってください。

リモートされたい側は、画面上部にカーソルを持ってくると次のようなボタンが出てくるので、この中の「リモート制御」をクリックします。

すると「マウス/キーボードの制御の付与先」というリストが出てくるので、リモート操作してもらう相手を選択します。

これで遠隔地の相手先からでも自身のPCをリモート操作できるようになるのです。

この他にも、ミーティングをそのままレコーディングすることまで無料でできると言うのがすごいです。

もはや巡回監査などはZoomで置き換えも

入力内容のチェックや試算表のレビューは、わざわざ巡回監査にいかなくても、ZoomによるWEBミーティングで十分な気もします。

今後は、お客様のご希望も確認の上、こちらにシフトするケースが実際にあるかも。

一番時間もコストも掛るのが、お客様のところへの移動時間だったりしますから。

その分、ミーティング自体に割く時間を増やすこともできますし、移動時間を含めると時間が取れないものがZoomでならばもっと早い時期にミーティングが可能になります。

これで距離に関係なく、遠方の方のご相談にも今まで以上に乗れそう。

うまく使えば、一気に生産性が向上することでしょう。

もちろん、相談によっては実際に会って話を聞くことの意義が大きいこともあるし、対面でのミーティングのどうでもいいような雑談から意外とビジネスのアイデアが生まれたりすることもありますけどね。

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