GoogleDriveをタスク管理に活かす

7/10に毎年恒例の仕事術・時間術に関するセミナーをやります。

ついては、自分の備忘録として、実際に生産性向上に大いに役立っている
GoogleDriveの活用法を何回かに分けてまとめておこうと思います。

GoogleDriveにはWordやExcelなどのいわゆるOfficeファイルと
同じようなものがクラウド上で使える機能があります。

クラウド上で使えることの利点は

・Excelなどを開くよりもずっとレスポンスよくファイルが開ける

・いつでもどこでもスマホなどからでも書き込み閲覧が可能

・共有することで同時に何人でも書き込み閲覧が可能

ということ。

これらを最大限活用するのがタスク管理だと言えます。

では、私の活用方法を見てみましょう。

メールはもう古いなんてことは絶対にない

最近は、タスク管理専門の高機能なツールやチャットをしながらそのまま
タスク登録ができるツールなどもたくさんあります。

そのため、わざわざGoogleDriveでタスク管理などしないほうがよいようにも思えます。

ただ、私の場合、

・ルーティン作業が多いので、前年の同じ時期の作業を翌年も同じように繰り返すことが多い

・仕事を他人と分業をしているので進捗状況を一覧で確認したい

・作業にかかった時間を記録し、翌年の作業の予定を立てたい

・顧客ごとに時間あたりの単価を計算したい

ため、スプレッドシートのほうが汎用性が効いて便利なのです。

自分のタスクリスト

具体的には、自分自身の年間のタスクを1シートに書き出しておき、
そこに作業完了日と作業にかかった時間を記録しておきます。

それを別途集計をして顧客ごとの時間あたりの単価計算をするのですが、
ルーティン作業が多いので、前年のタスク処理の実績をそのままシートごとコピーをして、
微調整するだけで今年1年間のやるべきタスクリストのベースが出来上がるのです。

オートフィルタで当月の分だけを表示させれば、
その月にやるべきタスクの一覧表が表示されます。

スケジュールについては、Googleカレンダーに

・前年のスケジュール（実作業時間記録済み）

・巡回監査予定表（GoogleDrive）

・月別タスク管理シート（GoogelDrive）

から3ヶ月前にお客様への巡回監査の仮予定とそれに合わせた作業時間を
今年のGoogleカレンダー上に配置しておきます。

こうすることで、無駄のない合理的なアポイントメントや作業時間の確保が
事前にできるようになります。

結果的に能動的なスケジューリングができるわけです。

他人に依頼するタスク

私は、バックオフィス業務は別のオフィスに居る経理代行チームに依頼をしています。

その依頼する作業も比較的ルーティンのものです。

そのため、一々チャットなどでタスク登録を繰り返したり、リピートの設定をするよりも
前年同月に依頼したタスクリストをシートごとコピーして適宜修正をしたほうが
漏れも少ないし、作成が簡単なのです。

なお、今では連絡手段としてはチャットのほうが手軽で
もはやメールなど古いと言われています。

しかし、私のように特定のメンバーに複数の顧客の作業を依頼する場合、
チャット形式だとそれらがゴチャゴチャになってしまいます。

それよりもGmailのスレッドという形式でやり取りをすれば、
件名に顧客名や用件をきちんと記載することで後々検索が楽ですし、
やり取りの経緯もよく分かるのです。

なお、GmailにもShift＋Tを押すことで、
メールから自動的にタスク登録が出来る機能があります。

これを使って

・Gmailで作業を依頼し、受託した旨の返信を受ける

・受託した人がGmailからShift＋TでGoogleタスクに登録

・受託した人がGoogleDriveに作業完了したタスクも書き写す

という流れによって、作業のやり漏れをなくし進捗状況がいつでもわかるようにしています。

イベントの管理

例えば、アライアンスLLPセミナーなど毎年開催しているものは、
今年やるべきだったタスクリストがそのまま来年でも利用ができます。

なので、前回の反省点がいっぱい書き込まれたタスクリストを
そのままコピーし微調整をするだけで、漏れのないタスクリストが簡単にできるのです。

後は、期日別、担当者別などオートフィルタで各自やるべき作業を抽出すれば
当面やるべき作業が明示されますし、その記録を見ることでチームメンバーの作業の進捗状況を
把握することも簡単にできるのです。

ExcelシートをDropboxで共有するよりもGoogleDriveの方がずっと便利

これらは、すべてスプレッドシートという機能を用いています。

要するに、Excelのファイルと同じものです。

ただ、Excelでタスク管理を行うよりもずっとGoogleDriveの方が便利です。

その理由は、簡単に共有ができるから。

もちろん、ExcelであってもDropboxなどを使えばファイルの共有はできます。

しかし、Dropboxの難点は、同時に複数の人がひとつのファイルにアクセス出来ないということ。

それに対して、GoogleDriveなら、同時に複数の人が書き込み閲覧が可能ですし、
出先からiPhoneで確認をすることもできるのです。

そのため、高機能な専用タスク管理ツールはたくさんありますが、私の場合

・Gmail

・Googleカレンダー＋タスク

・GoogleDrive

という3点セットで大いに生産性が向上しました。

いずれこれらを統合したツールが出るでしょう。

きっとGoogleからね。

（inboxはまだまだ。こっちの3点セットのほうが実用的です）

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