生産性を上げて時間を生み出すGoogleDrive徹底活用術(2)マニュアル・チェックリストの保管
マニュアル・チェックリストを共有する
生産性を向上し時間を生み出すのに実際に役に立った
GoogleDrive活用法の第二弾。
今回は、マニュアル・チェックリストの保管場所としての活用です。
では、具体的な私の使い方を見てみましょう。
マニュアルとは仕事のレシピである
マニュアルやチェックリストの活用については、
「融通が効かない」などという批判が常につきまといますが、
その融通を効かせるための判断基準こそが
マニュアル・チェックリストだと思います。
オリジナリティのある料理を作るにも、
ベースとなる料理のレシピがあった方がずっと効率はよいはず。
マニュアル・チェックリストとは
まさに仕事のレシピなわけです。
さて、生産性が最大になるのは、メンバーひとりひとりが
自分にしかできないことに専念した時でしょう。
ただし、それが実現すると反面、メンバーが抜けた時に
代わりが利かずに一気に生産性が落ちるというリスクもあります。
そこで、誰が何を行うべきかを明示し、その作業手順を見える化することで
適材適所の実現と円滑なジョブローテーションの両方が可能になる。
そのためにもマニュアルとチェックリストは
すごく有用なツールだと思います。
事実、私は100本以上のマニュアルとチェックリストを活用しながら
自分自身の作業とチームに依頼する作業の効率化を図っています。
私が税理士一人で多くの顧問契約をさせてもらうことができているのも、
この分業制とそれを支えるマニュアル・チェックリストがあってこそなのです。
なぜ、Word、ExcelではなくGoogleDriveなのか？
以前、これらのマニュアルやチェックリストは
WordやExcelで作成してDropboxに保存していました。
そうすることで、誰もが最新版のマニュアルやチェックリスト
を見ることができる。
ただ、同時に複数の人が一つのファイルを参照しようとすると
コンフリクトを起こして、ファイルがたくさん出来てしまいます。
そこで、これらのマニュアルやチェックリストの
保管場所をGoogleDriveにしたのです。
こうすることで、いつでもどこからでもファイルが確認できるし、
同時に複数の人がファイルを参照しても大丈夫になりました。
いつでも誰もが書き込みをできるというのは
マニュアル・チェックリストを
運用するにあたって別の大きなメリットをもたらします。
それは、新たな問題点が発生した場合や良い気づきがあった場合など、
ドンドンとマニュアル等に書き込みをすることで、
そのマニュアルの実用性が上がっていくということです。
ただし、チェック項目は増えることはあっても、減ることはまずない。
万一減らして、同じようなミスが起きた場合には、
その責任を誰が取るのかという問題が起きるからです。
そのため、チェックリストのチェック項目は一方通行で
増え続けていくことになります。
その結果、見た目はビッシリと細かいチェック項目満載の
チェックリストが出来上がり、あたかもそのチェックリスト通りに
チェックを行えば、品質の高い仕事ができそう。
ところがそうはならないんです。
というのも、新人と熟練者の仕事のスピードの違いは、
処理スピードよりも熟練者が仕事の幹の部分と枝葉の部分を見分けて、
ポイントを抑えた”合理的な手抜き”ができることによることが大きいのです。
なので、本来チェックリストは、熟練者が無意識のうちに行っている
「ここだけは合わせるべき」という幹の部分とその合わせ方について
言語化することに価値があります。
逆に、新人であってもその通りに行えば確実に仕事ができるようにと
すべてのチェック項目を全員にチェックさせるようにするということは、
熟練者が新人のように振る舞わざるを得ないということになりかねません。
これでは、かえって生産性が落ちるということになります。
そうすると、おざなりにチェック項目を埋めたり、
そもそもチェックリストを使わなくなる。
こうしてチェックリストは静かに死んでいきます。
そうならないためには、重要性の低いチェック項目は
勇気を持って熟練者がカットした上で、
熟練度によりチェックすべき項目の数が異なるのであれば、
それぞれの熟練度に応じたチェックリストを複数作成する必要がある。
ただ、それをやると、新たな書き込みをする場合に、
いくつものチェックリストを修正しなくてはならず、
面倒になってわざわざ新たな書き込みをしなくなるのです。
では、どうすれば良いのでしょうか。
手っ取り早くて効果的なのは、
・チェックリストはスプレッドシートに箇条書きにして書く
・レベル別にチェックする項目に●や▲などをつけて、
オートフィルタ機能により習熟度に応じてチェック項目を切り替えて表示させる
ということです。
こうすることで、ひとつのチェックリストでありながら、
習熟度に応じた適切なチェック項目を明示できるようになります。
このように、ファイルを切り替えて複数の人が利用をするためにも、
同時に複数の人が書き込み閲覧できるという
GoogleDriveの機能は、大いに力を発揮するのです。
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