生産性を上げて時間を生み出すGoogleDrive徹底活用術(5)お客様ごとの専用連絡板

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フローの情報、ストックの情報

生産性を向上し時間を生み出すのに実際に役に立った
GoogleDrive活用法の第五弾。

さて、チャットは、手軽にやり取りができるし、
ミーティングの経緯を追うことができます。

ただ、それらは「フロー」の情報なんですよね。

最終的にどういう結論になったのかという
「ストック」の情報はわかりづらい。

そこで今回は、累積していった確定情報を積み上げて共有するのにも
GoogleDriveは便利だという話をしていきます。

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お客様ごとの専用連絡版として活用

お客様からの質問とその回答は、基本的にGmail。

それは、スレッドという形式で記録がされるので、
話の経緯(フロー)が後で確認しやすいからです。

なお、もっと、やり取りが細かくされるような相手の場合、
ハングアウトを使っています。

ただ、このままだと結論がどうなったのかがわからない。

そこで、それらの経緯をまとめたものをGoogleDriveにまとめています。

そうすることで、確定した情報を累積させた最新の状態を
双方がいつでも確認できるわけです。

決算書で言えば、メールやチャットが損益計算書(P/L)で
GoogleDriveが貸借対照表(B/S)といった感じでしょうか。

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変更が多いデータの最新版の確認も

一年間でいつどれくらいの金額の納税をしなくてはいけないのかを
よく把握できておらず、納税時期に慌てるという方が意外に多いもの。

そんな方のために、納税カレンダーというのを作成しています。

納税額のデータは、新たに申告書の提出が行われる度に変わります。

個人と法人では申告(更新)の時点がずれるので、
申告ソフトから印字されたものやExcelでそれらの資料を作ると
どうしても古いデータのままの部分が出てしまいがち。

そこで、この納税カレンダーもGoogleDriveで作成をするようにしています。

こうすることで、税理士とお客様双方が申告の度にデータを
書き換えることができるため、いつでも最新の状態を知ることができるのです。

スクリーンショット 2015-05-17 11.11.00

 

作成はただの集計フォームなので簡単。

最初にフォームを差し上げれば、お客様自身で項目を追加したり、
データの更新をすることも簡単にできます。

まあ、いついくら納税するかを把握できない人ほどデータの更新も
忘れがちなんですけどね(汗

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