タスク管理はGoogleカレンダーとスプレッドシートが最強だと思うワケ

儲かる会社にすぐ変わる! 社長の時間の使い方posted with ヨメレバ吉澤 大 日本実業出版社 2008-02-28 Amazon

タスクアプリをいろいろ試してみたが

2019年のアライアンスLLPセミナーのテーマは「やってみてわかった!ホントに役立つクラウド」というもの。

具体的には、巷のクラウドツールを活用することで、「どこでもオフィス」を実現し、「基幹業務のスピードアップ」に体を張ってチャレンジするということです。

そのため、タスク管理についても、世に言われているツールをいろいろ試してみたのですが、今のところ、Googleカレンダーとスプレッドシートを超えるツールが見つからないんですね。

どれも私の仕事のやり方ですと「帯に短し襷に長し」といったかんじで。

そこで、今回は、私が現時点でベストと思う、Googleカレンダーとスプレッドシートをベースにしたタスク管理について話してみようと思います。

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やるべき「業務」をGoogleスプレッドシートに記載

私の仕事は、特定のお客様に対して、年間を通じて提供すべき役務がある程度定められており、それが顧問契約が続く限り毎年繰り返されるという特徴があります。

そのため、お客様別、月別にやるべき「業務」をGoogleスプレッドシートに「業務リスト」としてすべて記載をしています。

なお、ここで記載をする「業務」の単位については、「決算申告」「巡回監査」「年末調整」などの大きさのものであり、細かい作業(タスク)レベルに分解をしているわけではありません。

それらの細かいタスクについては、別途、Googleドライブ上でマニュアル、チェックリスト化し共有しています。

毎年ほぼ同じ業務が繰り返されるので、今年の「業務リスト」のシートをコピペし変更点を加えるだけで、翌年一年間のやるべき業務の全体像が把握できることになります。

Googleカレンダーに「業務」を貼り付け

この「業務リスト」と前年のGoogleカレンダーを見ながら、3ヶ月単位で事前にやるべき「業務」を仮に貼り付けていきます。

この時に重要なことは、できるだけ業務に偏りがないこと、移動時間が少なくて済むように巡回監査先を組み合わせること、そして巡回監査と所内作業が合理的な順番で進められるようにすることを考慮して予定を立てるということです。

私の業務は繁忙期と閑散期の差が大きく、放って置くと「仕事は与えられた時間の限界まで増える」という「パーキンソンの法則」が働き、閑散期に無駄な作業を勝手に生み出しがちです。

そこで、閑散期については、あえて週に一日は何もしない日を設定し、少ない時間でも仕事をなんとか回せるようにするという「閑散期の疑似繁忙期化」をした上で、”切り出した”何もしない日はトラブルが起きた時のバッファや「緊急ではないが重要なこと」に充てています。

しかし、直前になってからでは、アポイントメントを入れてもらおうにもお客様の都合もありこちらの希望通りに行きません。

そこで訪問時には次回の訪問日時を決めるようにしています。

そのためにも、最低3ヶ月先までの合理的と思われる訪問日時は事前に組み立てておく必要があるのです。

やるべき業務や作業についてバランスを目視しながら簡単に調整・修正できるのは、カレンダー形式の良いところです。

必要時間をGoogleスプレッドシートで管理

終了した「業務」については、Googleカレンダー上で要した時間を把握できるようにしています。

ただ、分単位で把握する意味はさほどないので、30分単位です。

この要した時間を把握しておくということは、以後の予定を立てる上で非常に重要です。

というのも人はこれからする作業については実際よりも短時間で終わらせることが出来ると思う「自信過剰バイアス」が働きやすい。

感覚で予定を立てるとおそらくその時間では終わらず、予定がグチャグチャになってストレスフルになるはずです。

このGoogleカレンダーを見ながら「業務リスト」に随時終わった業務に要した時間を入力することで、やり忘れをなくし、進捗状況を把握しています。

そして、このデータからお客様ごと、業務ごとの一時間当たりの報酬を計算し、適正な料金設定などの判断資料としているのです。

これまで試したタスクアプリでは、こういう作業を実現できるものが今のところ見当たりませんでした。

たしかに、asanaはカレンダー形式で同様にバランスを見ながらタスクを配置できるので、良い候補ではありましたが、細かいタスクを詳細に登録する際には面倒くさい。これ全部手で必要事項を入れてますからね。

Googleスプレッドシートならタスクの詳細な登録はずっと簡単です。

さらに、こんなかんじに進捗状況を管理するなら、Googleスプレッドシートのセル形式のほうが、原始的ですが、はるかにラクで柔軟性があります。

これをasanaで再現するのは大変です。

タスクは期限のリマインダーと備忘録

タスク管理というと、その日にやるべき詳細な「作業」が一覧で表示されたり、期日遅れとなっているものにアラートが表記されるなどという機能が思い当たります。

しかし、すでにやるべき「業務」は、Googleカレンダー上に前年の実績を鑑みて最適と思われる日時に貼り付けられているし、余裕があればドンドン前倒しで処理をしていくので、そもそも期限ギリギリで行う作業というものが、まずありません。

勉強会のレジュメなど次の次の回である半年先くらいのを作っているくらいなので。

そうなると、期日をベースに組まれるタスクアプリはあまり役に立たないのです。

それでも、Googleにもある「ToDoリスト」は使っています。

ここには、念のため期日のリマインドを入れているのです。

例えば、翌期から適用する消費税の課税方式に関する届出などは、事業年度が終了した決算作業の時点で行おうにも、もう期限切れとなってしまうので、事業年度内の日時にリマインドとして入れておきます。

そうすれば、毎日見るカレンダー上にも表示がされるので忘れることがありません。

終了したタスクについては、「削除」「完了」「繰り返し」の3つのうちどれかの処理をします。

「削除」とは、「○○へ電話」など、終わってしまえば忘れてしまっても良いタスクについて文字通り削除します。

「完了」とは、「○○を予約」など、あとでその事実や次回のためいつ頃行ったものなのか把握しておきたいタスクについて、✓を入れるということです。

「繰り返し」とは、「○○の内容をチェック」など毎月、毎年など定期的に同じ作業をするものについては、作業が終了した時点で、その期日を次回の期日に変更するのです。

GoogleTodoリストはシンプルで非常に使いやすいのですが、今のところ他人と(簡単には)共有できないのが残念です。

いずれやる仕事は空いている時間に前倒しで

私の業務は、いずれやらなければいけないことが事前にわかっていることが多いもの。

もちろん、資料やデータがなければまだ出来ないものもありますが、前倒しでやろうと思えば出来ることも実際にはたくさんあります。

それらを閑散期のうちに行っておけば繁忙期の負担は減りますし、期日に余裕があれば、間違いがあって修正が必要になっても期日内でも問題なく修正が出来たり、早めに中間報告をすることで依頼主の要求にすり合わせながら成果物を作成することもできるでしょう。

当然、期限に追われているわけでもないのでそれほどストレスもないし、そんなにカリカリ集中する必要もないので、バンバン割り込みのメールやチャットにも即レスで応えています。

いつでも、どこでも。

そのほうがずっと依頼する人の満足度が高くなりますから。

もちろん、もっと良いタスク管理方法はあるかもしれません。なにか良い方法があったら教えてください。私もよりよい方法を探し求めてみることにします。

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