チャットではなくGmailをよりスピーディに使うための3つの工夫

未だにGmailが最も合理的な連絡手段

「メール?そんなのもう見ないですよ。チャット使ってないんですか?」

お客様からそう言われることも多くなってきました。

もちろん、お客様の都合に合わせて、チャットワークやハングアウトといったチャットであったり、facebookメッセンジャーであったり、SMS(ショートメッセージ)であったりと、どれでも対応ができるようにはしていますが、未だに「連絡手段の王道は何よ」と言われればやはりGmailです。

なぜかといえば、圧倒的に私の業務ではそのほうが効率が良いから。

もちろん、メールには使いづらさはあります。ただ、それもGmailの使い方次第では、改善できる点も多々あるのです。

そこで、今回は、「Gmailの生産性を上げるための3つの工夫」という話をしてみようと思います。

Gmailはここが便利

スレッド形式で一連の流れがわかりやすい

一般的なメーラーは、その受発信の時刻順にメールが並ぶようになっています。

しかし、Gmailは「スレッド」という形式で、同じ件名のメールのやり取りが一覧表示されるので、話の経緯が後で見たときにわかりやすいのです。

検索能力が極めて高い

GmailはGoogleが無償提供するサービスなので、検索能力が極めて高く、あとで話しの内容の確認をする際に、他のチャットなどに比べて目的のメールを発見しやすいといえます。

チャットについてもGoogleが提供する「ハングアウト」を使えば、Gmailで検索をするとこのハングアウトの内容も一緒に検索をすることも可能なのです。

ファイルのオンライン保管庫に

通常は、メールにサイズの大きなファイルを添付するとそのその送受信に大きな負荷がかかるので、ファイルを圧縮して送るなどの工夫が必要です。この圧縮ファイルが出来先のスマホだと読めずに大変困ります。

しかし、Gmailの場合には、大容量であっても送受信への影響はほとんどありません。そのため、ファイルを圧縮などする必要もまずないでしょう。

また、firestrageのようなファイル送信サービスや無料版のチャットでは、ファイルの保管期限があることが多いです。

しかし、Gmailであれば、添付したファイルについてもそのまま無期限で保存がされるので、それらのファイルを検索で発見することも出来ます。まさに、「ファイルのオンライン上の保管庫」といったところです。

Gmailをよりスピーディに使う3つの工夫

件名は検索しやすいように書く

チャットはすぐに用件から書けるし、タイムリーにやり取りが出来る点はたしかに便利です。特に社内のやり取りについて一度チャットを使うようになると、もうメールに戻る気にはなりません。

しかし、同じ相手と複数の仕事のやり取りをする場合、チャットだと話が混在し流れがわからなくなり、あとでやり取りを確認するのがとても面倒だという致命的な欠点があるのです。

この問題をSlackでは話題を「チャンネル」という会議室のようなものに分けてることで対応をするのでしょうが、それだって、チャンネル数が多くなるとどのチャンネルを選べばよいのかその判断に悩むもの。

その点、Gmailのスレッド形式は一連の流れがわかりやすく、検索で引き出すことが出来るのはとても便利です。

特に件名をきちんと内容がわかるように記載しておけば、一々スレッドをすべて開かなくても目的のメールにたどりやすくなるでしょう。

メールが面倒だという理由のひとつが、「件名を書く」ということではないかと。しかし、この件名をあとで検索しやすく何の話題なのかがすぐかわるように書くということで、スレッド形式で一連の流れがわかりやすいというGmailの利点を引き出すことが出来るのです。

ですから、この件名を「こんにちは」「吉澤です」のような内容のわからないようなものにするのはやめましょう。

連絡先をGoogleコンタクトで整備する

もらって迷惑なメールの一つに、件名と本文の内容が異なるものがあります。

件名で「なんの話をしているのか」を把握し、「メールへの回答をいつするのか」と言う優先順位を判断をしているので、このようなメールをもらうととても困るのです。

なぜ、件名と本文の内容が異なるのかというと、相手先のアドレスを調べるのが面倒で、検索で出てきた古いメールをそのまま流用してしまうのでしょう。

もちろん、その古いメールから必要なメールアドレスだけをコピペして新しいメールを作成すれば何ら問題ないのですが、もっと早いのは、送信先(To)に名前を入れるとメールアドレスがきちんと出てくるようにしておく。

そうすれば、最初の数文字を入れるだけで必要なメールアドレスをすぐに引き出すことが出来ます。

具体的には、Googleコンタクトで相手先の名前とメールアドレスを登録しておけばよいだけです。それだけでチャットで連絡先を探すのと同じかむしろもっと早く相手先のメールアドレスを特定できるのです。

Googleコンタクト

サイトへの登録やメルマガには別のアドレスで

「メールはもう終わった」と言われる理由のひとつは迷惑メールや宣伝のメールが多いということ。

ただ、Gmailは迷惑メールのブロック機能も非常によく出来ているので、迷惑メールなどまず来ないですよ。

名刺交換しただけで勝手に登録されたメルマガなどさっさと迷惑メールとしちゃえばそれも来なくなりますし。

よく聞いてみると「無駄なメールがたくさんくる」という人の中には、大事な仕事用のメールアドレスでサイト利用登録をしていたり、中にはメルマガまで登録している人もいるのではないかと。

そんなことをしたら、そりゃ大事なメールが埋もれてしまいます。

そういう事態になりたくなければ、サイトやメルマガへの登録は別のフリーメールを使えば良い。私は、それら用にYahooメールで別のアドレスを作っています。

ビジネス用のメールは即レスポンスを心がけ着信通知は見過ごすことのないよう設定していますが、メルマガやサイトからの案内など暇な時に見れば十分ですから。それらを一緒にするほうがおかしいでしょう。

なお、Gmailでは、カテゴリごとにメールの受信トレイを分けることも可能です。もし、どうしてもGmailのみでメルマガなどのメールも受信したいのであれば、カテゴリーを分けてはいかがでしょう。

Gmailよりも便利なチャットがないかと日々探しておりますが、まだまだ自分の業務のやり方にピッタリのものがみつからないですね。

何か良いものがあれば教えてください。

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