MFやfreeeのクラウドマイナンバー管理システムって本当に使えるの?

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できればマイナンバーは会社に保管したくない

マイナンバーを従業員などより収集したら、外部に漏洩しないよう
安全管理措置を講じなくてはいけないことになっています。

マイナンバーは単なるIDであり、それだけが他人に知られたところで
何も実害はないはずなのですが、国が厳重に保管せよと言う以上
ひとまずそれに従うしかありません。

ただ、100%情報の漏洩しないシステムなどないので、
できれば会社内にマイナンバーは保管はしたくはない。

そのため、クラウド上でマイナンバーを管理するツールが
続々と開発されてきています。

そこで、今回は、実際にいくつか試してみて、実用に耐えうるものなのか検証してみました。

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マイナンバーを収集するシステムとしては合理的

試してみたのは、マネーフォワードの「MFクラウドマイナンバー」と
freeeの「マイナンバー管理freee」の2つ。

仕組みとしては、両者とも同じです。

従業員などマイナンバーを徴収する対象者に対して
マイナンバー提供依頼のメールを送信します。

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そのメールに記載されたワンタイムのリンクをクリックすると
マイナンバー登録画面になるので、そこに従業員自らがマイナンバーを入力し、
番号確認資料と身元確認資料も画像としてクラウド上にアップロードするのが原則です。

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なお、このような作業が従業員に依頼できない時のためなのか、
「手入力」というコマンドも用意されています。

その場合は、一旦集めたマイナンバーや本人確認資料を
会社の担当者が代わりにクラウド上にアップロードをすることになります。

いずれにせよ、この方法であれば、マイナンバーや本人確認資料を物理的に会社に保存することなく、
クラウドにあげていたマイナンバーを必要に応じて書類に記載することができるという。

さらに、その作業もMFクラウド給与などを使えば
スムーズにマイナンバーの記載ができるようになる模様です。

実際にクラウドマイナンバー管理システムを試してみたところ、
クラウド会計同様、UIはシンブルで非常にわかりやすいので
誰でもが問題なく利用はできると思います。

両者を比べると、若干MFクラウドの方がシンプルで入力のストレスは少ない気がしますが
その差はそれほど大きいとはいえないでしょう。

ちなみに料金体系は、

MFクラウドマイナンバーは対象人数の区分ごとの従量課金。

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freeeマイナンバーは人数にかかわりなく月額980円(税抜)で
freee給与を利用すれば無料とのことです。

ご丁寧にアドバイザーとしての税理士には無料でサービスを利用させてもらえるそうです。

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この点からするとfreeeの方がおすすめしやすいですが、クラウド会計同様に
MFクラウドも似たような料金体系に変更してくるかもしれません。

いずれにせよ、もし月1000円程度の負担で済むのであれば、利用価値は充分あると思います。

まだまだ開発途中。もう少し様子をみたいところ

ただし、このシステムを使っても、やっぱり扶養控除申告書は紙ベースでの保管が原則なので
どうしても、この書類だけは金庫などに物理的に保管せざるを得ません。

本当にこの扶養控除申告書は厄介。マイナンバーを導入するのであれば、
扶養控除申告書についてもっと合理的な保管方法で済むように変更をしていただきたいものです。

そもそも、この扶養控除申告書さえなければ、平成28年1月からマイナンバーを
記載する必要があるのは、退職者や新規採用者等に関するものだけなので、
そこまで急いでマイナンバーを一律で徴収する必要はないはずです。

一方で、今の時点ではMFクラウド給与との連携や年末調整システムはまだ開発がされていません。

freeeも平成27年度の年末調整はまだ出来ませんでした。

そういうことからも、まだまだ導入には時期尚早であり、今このツールを使うために、
慌てて従業員からマイナンバーを徴収し始めることの意味はなさそうです。

それでも、実際にマイナンバーを常時預かるようになった際には、
このクラウドマイナンバー管理システムは利用を検討する有力な選択肢にはなると思います。

それまでにはもっと開発が進んでいるといいですが。

ただ、実際にどうマイナンバーを預かるのがベストなのかを判断するには、
もうチョイ様子を見たいところです。

世の中の”空気”がそれまでには落ち着いて冷静な判断が
できるようになっているかもしれませんし。

最初の一年くらい、扶養控除申告書へのマイナンバー記載は
年末調整時期まで待ってくれればいいんですけどね。

(言いたいことは察してください)

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