なんだ扶養控除等申告書へのマイナンバーの記載は省略できるのか

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マイナンバー保管の”ガン”は扶養控除等申告書だ

平成28年1月から各種帳票に記載の求められるマイナンバー。

書いて保存をすれば、そのデータが流出しないように安全管理措置を講じなくてはなりません。

逆に言えば、一番安全で効率のよい管理方法は「極力マイナンバーを預からない」ということです。

なので、必要になった都度、マイナンバーを徴収し、書類の提出が終わったら、そのデータは消去してしまえばよい。

人数がそれほど多くない会社であれば、実際にそのような対応が可能なはずです。

しかし、どうしてもマイナンバーが記載された書類で保管をしなくてはならないものがあります。

それは、扶養控除等申告書です。

ところが、その扶養控除等申告書へのマイナンバーの記載を省略する方法が国税庁からそっと発表されていましたので、今回はその方法について話をしようと思います。

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これだけで扶養控除等申告書への記載を省略できる

次の要件を満たすことで、扶養控除等申告書提出時のマイナンバー記載を省略できます。

・会社と従業員の間で合意がある

・従業員が扶養控除申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提出済みの個人番号と相違ない旨」を記載する

・会社が「既に提供を受けている個人番号と確認した旨」を記載する

ただし、個人番号をいつでもひも付けできるようにしておかないといけないので、どうしてもマイナンバーの一覧表は必要になります。

データにしてパソコンに保存をすると、面倒なことになるので、紙ベースでマイナンバーの一覧表を作成しておき、その一枚だけは金庫で保管するということにすれば良いでしょう。

これでも、7年分もマイナンバーの記載された扶養控除等申告書を金庫で保管するよりは、負担は軽減されそう。

「安全管理措置への対応の負担軽減」について、国もそれなりに改善点を模索しているようです。

まあ、マイナンバー以上に扶養控除等申告書に記載された個人の情報のほうが今のところは漏れたらずっと困るプライバシー情報なので、結局「今ままでどおり」他人の目に触れることのないように管理していかなくてはいけないんですけどね。

いずれにせよ、まだまだ制度自体も固まっていない状況なので、これからもいろいろ改善点や”割り切り”が出てくると思います。

どう考えても、企業に必要以上の負担を強いていますから。

ですから、周りに煽られることなく、今のところは、冷静にじっくりと対応したほうが良いということでしょう。

Q1-9 扶養控除等申告書の個人番号欄に「給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨の記載をすることで、個人番号の記載に代えることはできますか。

(答)

平成28年1月以後に提出する扶養控除等申告書には、従業員本人、控除対象配偶者及び控除対象扶養親族等の個人番号を記載する必要がありますので、その記載内容が前年以前と異動がない場合であっても、原則、その記載を省略することはできません。
しかしながら、給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既に提供を受けている従業員等の個人番号を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員等の個人番号の記載をしなくても差し支えありません。
なお、給与支払者において保有している個人番号と個人番号の記載が省略された者に係る個人番号については、適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておく必要があります。

(注)
1 この取扱いは、原則として税務署に提出されることなく給与支払者が保管することとされている扶養控除等申告書について、給与支払者の個人番号に係る安全管理措置への対応の負担軽減を図るために、個人番号の記載方法として認めるものであることから、個人番号以外の扶養控除等申告書に記載すべき項目については、前年と変更ない場合であっても、記載を省略することなく扶養控除等申告書に記載する必要があります。
2 「給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨が記載された申告書について、税務署長から提出を求められた場合には、給与支払者は扶養控除等申告書に従業員等の個人番号を付記して提出する必要があります。
3 この方法をとった場合には以下の点に留意が必要です。
(1) 給与支払者において保有している従業員等の個人番号(従業員等の個人番号に異動があった場合は異動前の個人番号を含む。)については、扶養控除等申告書の保存期間(7年間)は、廃棄又は削除することはできません。
(2) 保有する個人番号については、個人番号関係事務に必要がなくなったとき及び個人番号を記載すべきであった扶養控除等申告書の保存年限を経過したときには、速やかに廃棄又は削除しなければなりません(廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。)。
(3) 給与所得の源泉徴収票(税務署提出用)には適切に個人番号を記載する必要があります。

源泉所得税関係に関するFAQ(国税庁)

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