生産性を向上し、実際に時間を生み出すことができた
GoogleDrive活用術の第三回。
さて、マッキンゼー・グローバル・インスティテュートの調査によると、
「管理職と言われる人は業務時間の28%（平均一日2時間半）も
メール処理に費やしている」とのこと。
それであれば、このメール処理こそ省力化することで
新たな時間を生み出すことができるはずです。
今回は私なりのメール処理スピードアップの工夫について
話をしてみます。
まず、メール処理スピードアップの一つの方法としては、
単語登録を積極的に行うというものがあります。
例えば、「@あ」と打つだけで「ありがとうございます」
と打てるように設定をします。
（＠をつけるのは、”あ”と打つだけでなんでもかんでも
登録したものが出てくるとかえってうっとおしいからです）
お客様の名前など使用頻度の高いものは、
是非登録しておきましょう。
なお、Google日本語入力というツールであれば、
過去に打ったものを変換候補として上位に表示してくるため、
単語登録をしなくても、同じような効果を発揮
してくれるので大変便利です。
また、私は、
・で→出先より失礼します。
・り→了解致しました。
などとiPhoneで単語登録をしています。
これにより、「で」「り」の二文字を打つだけで、
出先からでも、とりあえずメールの内容について
すぐに承認ができるのです。
それだけでも、相手はちゃんと伝わっているんだと
ストレスを感じることもなく、場合によっては、
次の作業に取り掛かれることもありますからね。
自分も相手もミスなくストレスなく
メール処理をするためのお作法については、
アライアンスセミナーで発表するものとしますが、
そもそもメールは同じような文面である事が多いもの。
それを一々ゼロから打っていたのであれば、
いくら時間があっても足りません。
よく使うメールについては、基本部分をテンプレ化しておき、
コピペした上で、適宜修正をしてメールを作成することで、
大いに生産性がアップします。
では、どこにその文面のテンプレートを
保存すればよいのでしょうか？
以前は、Gmailで自分宛てにメールを送り、
そこに「テンプレート」という
ラベルを張って保存をしていました。
そのラベルをクリックすれば、メールテンプレート集が
出現することになったのです。
最初はなんて便利なんだとおもっていたのですが、
これだと自分しかそのメールテンプレート集を見ることができません。
そこで、今では、このメールテンプレートについては、
GoogleDriveのドキュメントで文面を作成し、
メールテンプレートというフォルダに保存をしています。
こうすることで、そのフォルダを共有した
メンバー全員がいつでもどこからでも
メールのテンプレートを活用できることになったのです。
ここでもやっぱり、共有できるという効能は大きい。
より多くの人と知恵を出し合うことで、
一人でテンプレ化をするよりも
ずっと生産性はアップするはずですよ。
