さて、あの堀紘一さんも「コンサルタントの仕事をひとことで言うと何だと
聞かれたら、私は、グラフを書くこととでも答えるだろう」と言っています。
良いグラフというのは極めて雄弁であり、
真のコンサルタントは膨大なデータの羅列や長時間の演説など不要で、
グラフ一つで相手を納得させるそうです。
とてもそんなすごいグラフは作れそうもありませんが、
今回はそれらの「外資系仕事術」本を読んでみて
ExcelやPowerpointでグラフを作る際にやめた3つのこと
についてまとめておこうと思います。
実は、私は、Macユーザーなので、プレゼン資料作成にはKeynote
をメインに使っており、簡単な表やグラフはKeynoteに数字を入れて
そちらで作ってます。
このKeynoteは、見栄えの良いプレゼンにはピッタリ。
フォントもキレイですし、アニメーションのセンスも良く、
Macを使うようになった理由も、このKeynoteを使いたいからでした。
グラフについても、Powerpointよりもずっとカッコ良いものができます。
そこで、ついつい余計な装飾を加えたくなるのですが、
実際に、グラフを3D表示させるのは、単なる自己満足で見づらいだけと。
特に棒グラフだとデータが重なりよく見えないですし、
円グラフだと割合の大小もつかみにくくなります。
と言いながらも、実は、私もその見た目の良さに惹かれて
チョイチョイ使っており、投影ファイルだけ3Dにして、
さすがに配布資料は2Dにしていましたが、今後はやめようと思います。
これなんか、3Dにしたいがために変化が
あまり読み取れなくなっているという。
こういうことをやっちゃダメですね。
グラフの種類には、棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフ、散布図など
いくつかのものがありますが、割合や推移など表したい性質ごとに
向いているもの向いていないものがあります。
その中で、円グラフは、内訳とその割合を知るのには便利ですが
推移を表すのは不向きだといえます。
ただ、よく考えると、内訳と割合についても、
積み上げ棒グラフでもできますし、
時の経過によるその変化も比較するのであれば、
そちらの方がずっと見やすい。
そうするとわざわざ円グラフを使う理由はあまりないということになります。
事実、BCGやマッキンゼーなどグローバルなコンサルティング会社では
円グラフの使用が禁止されているそうです。
私も「棒グラフが続いて飽きてきた」とかいう
大した理由もなく円グラフを使うことがあったので、
今後は円グラフの使用をやめることにしました。
強いメッセージを伝えるグラフにするには、
余計な情報は少なければ少ないほどよいことになります。
ならば、詳細なデータに意義がない限り、
Excelで作成したグラフに凡例や目盛線は表示させません。
もっと言うと、グラフ上のデータそのものも一旦すべて消してしまう。
つまり、伝えるメッセージは1グラフ1つに絞り、その伝えたいメッセージに
関係のないデータや装飾については極力盛り込むのをやめるのです。
あとは、Excelで作成したグラフをPowerpointなどにコピーをした上で
強調したいメッセージだけをPowerpoint上で追加するようにすればよいでしょう。
なんでもExcelだけで完結させようと思ってはいけないわけですね。
<修正前>
<修正後>
と、よくみると、私自身はやってはいけないことを一杯やっていました。
見た目重視で、ついついあれもこれもといじりたくなるのですが、
そんなのは依頼人が求めていない作り手の自己満足による過剰品質だということを意識し、
今後はできるだけ短時間で作成しながら、ポイントがしっかり伝わる
報告書づくりを心がけるようにしたいものです。