契約書の送付・保管の手間を減らし印紙税の負担をなくすクラウドサイン
契約書はその作成・保管と印紙税の問題が
契約書はその作成をする際に、押印をしたり、郵送したりという手間がかかることが多いもの。
受領した契約書についても保管をしなくてはなりません。
そして、最大の問題は印紙税の負担が大きいということです。
そこで、今回は、契約書の作成や保管の負担、印紙税を軽減する方法について考えてみようと思います。
クラウド上で契約書のやり取りする
紙ベースでの契約書の運用では、その作成や保管、印紙税の負担が生じます。
それであれば、「ネット上で契約書を作成したり保管を良いのではないか 」という考え方で構築されたシステムがクラウドサインです。
クラウドサイン活用のメリット
契約書を郵送をするとなればその間のタイムラグが生じますが、クラウドサインであれば、わずか数分で契約書を締結することができます。
そして、そのまま保管もクラウド上で安全確実に行うことが可能です。さらに電子データであるため、必要に応じて検索をすることもできるのです。
これは、紙の契約書であれば、原本はスペースを割いて保存をした上で、検索で探せるようわざわざ読み取り可能のPDFにして保管が必要なことと比較すると大きなメリットです。
契約書としての法的な有効性については、このサービス自体が、弁護士の監修に基づいた弁護士ドッコムにより運営がされたものですから、まず問題はないでしょう。
最大のメリットとは 印紙税の負担がないこと
契約書は、あくまでも紙ベースのもののみが印紙税の課税対象となります。
当事者間の約束事についてメールで記載がされたものや、メールに添付されたものについては印紙税の負担はありません。
ですから、クラウド上でやり取りをされた契約書についても、印紙税の負担はないということです。
請負の契約書等ついては、その契約期間内の報酬額の合計額に基づき印紙税の負担が必要です。また、継続的な業務についての基本契約書については、一通につき4,000円もの負担が求められるので 、この負担がなくなることは、当事者双方にとっても非常に大きな効果があるでしょう。
使い方は、自分で作成した契約書のPDFファイルに適宜署名欄を付け加える方法と用意されたテンプレートを利用する方法の二つがあります。
受け取る側向けのマニュアルも用意されており、相手方にも印紙税負担がなくて済むなどのメリットを説明することでかなりの部分がこのクラウドサインに置き換えが可能ではないかと。
うちは、今後の契約書のやり取りは、基本すべてこのクラウドサインで行うことにいたします。
1か月の送信件数が5件までであれば無料なので、ひとまず使ってみてください。うちの場合は、この範囲内でずっといけちゃいいそうですが。
印紙税は、税務調査で最近非常によく見られる項目です。それこそ、わずか200円の印紙が貼っていないケースなど、今までであれば、指導にとどめられていたものが、キッチリ220円の納付書が送られてくることも多いです。その納付書を送ってくる郵送代にいくらかかるんだろうと。
契約書に限らず、今まで紙でのやり取りが当然と考えていたものも、クラウドに置き換えることで、大きく生産性向上やコストダウンにつながることもありそうですね。
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