共同での作業が便利なGoogleDrive

Googleが無料で提供するストレージサービスであるGoogleDriveには、ドキュメントやスプレッドシート、スライドなどほぼMicrosoftOfficeソフトと同じ機能を有しています。

ExcelやWordよりもデータの共有がしやすく、共同でひとつの成果物を編集するときや情報の共有にはとても便利。

一方で、共有をしたデータが、その共有した者からさらに他の人に流出してしまうリスクもあります。

そこで、今回は、GoogleDriveでコピーや印刷、共有者の追加を禁止し、情報漏えいを防ぐ方法についてまとめておくことにします。

GoogleDriveでの共有方法

GoogleDriveでは作成したファイルを簡単に共有することが出来ます。

共有する方法は次のとおりです。

・右上の「共有」ボタンを押す

 

・「他のユーザーと共有」

　「リンクを知っている全員が」というドロップダウンリストを開き、共有したいユーザーに対して、そのファイルの「閲覧のみ」なのか「コメント可」なのか「編集可」なのかを選択します。

 

共有したい人に知らせる方法は次の2つ

・「共有可能なリンクを取得」

　「共有可能なリンクを取得」をクリックし、メールなどにコピペして送付する

・「ユーザー」

　「ユーザー」欄に共有したい人のメールアドレスを入れて送信をします。

コピー・印刷・共有追加の禁止

GoogleDriveでは簡単にファイルが共有できる上、複数の人で同時に編集も可能です。

そのため、私の場合、ひとつの成果物を複数の人で制作したり、進捗状況の管理をする作業では、このGoogleDriveは欠かせないものとなっています。

しかし、チーム内での情報共有はしたくとも、その情報がさらに外部に流出するのは避けたいということも多いもの。

では、そのようなときにはどうしたら良いのでしょうか？

そのときには、共有の「詳細設定」でコピーや印刷、共有の追加を禁止するように設定をすればよいのです。

・「詳細設定」

　「他のユーザーと共有」の右下にある「詳細設定」をクリックします。

そして、次の2つのチェックボックスに✓を入れてください

・「編集者によるアクセス権変更や新しい新しいユーザーの追加を禁止します」

・「コメント権を持つユーザーと閲覧権を持つユーザーのダウンロード、印刷、コピーを無効にします」

こうすると、ファイルのコピーや印刷、さらに新たにアクセスできる人を追加したりすることはできなくなります。コピペすら出来ません。

これで、GoogleDriveで共有したデータが外部に漏洩することはない。

と言いたいところですが、やってみたら、画面のキャプチャは撮れちゃいました。

そこまでして外部に漏らそうという人には、どうにもならないです。

LINEやfacebookの非公開グループへの書き込みと同じようなものになると考えればよいかと。

つまり、このコピー等の制限機能は、共有した人に「気軽に外部に漏らしちゃいかんよ」という警告の意味であるということでしょう。

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