時間あたりの生産性を上げたければ、こんなメールを送ってはいけない

スクリーンショット 2016-06-13 9.26.23

チャット隆盛の中でもまだまだビジネスではメールが主流

すぐにやり取りのできるチャットをするとメールがものすごくまどろっこしいものに思えてきます。

そのため、プライベートはもちろん、ビジネスの場面でもLINEやFacebookメッセージなどでもやり取りがされるようになってきました。

ただ、これらは検索機能が弱いので、後で話の経緯を確認することの多いビジネスでは使いにくく、Gmailと一緒に検索ができるハングアウトをおすすめするものの利用者は少数のようで。

結果的に、未だにビジネスではメールでの連絡がもっとも多いと言えるでしょう。

そこで、ビジネスでの「ダメなメール」についてまとめておきたいと思います。

スポンサードリンク

いろいろ試してみても結局Gmailに

「クラウド上に保管がされるのでどこからでもメールの送受信ができる」「大きなファイルを送付されても負担がかからない」「検索機能は秀逸」でありながら「独自ドメイン名でのメール送受信も可能」なため、私が使用しているのはGmailです。

Gmailでもチャットの代わりかそれ以上に力を発揮するために、次のようなことを心がけています。

Gmailを最大限活用するための”メールご法度5箇条”

件名が◯◯(氏名)です。おはようございます。

一日に100通以上のメールが送付されてくると、すぐに回答を必要とするものもあれば、時間があれば回答すれば良いもの、読むだけで良いものもあり、その処理の優先順位を定めなくてはいけません。

その優先順位による仕分けである「トリアージ」をする上で、重要な判断基準が件名なのです。

件名というのは、書く側には非常に面倒なもので、それがチャットを使う一要因になっているかもしれませんが、読む側からするとチャットにはないありがたい情報です。

というかそう書いて欲しいものです。

しかし、実際には、「◯◯(名前)です」「こんにちは」「昨日はありがとうございました」などという件名が多く、それだけでは一体どんな用件なのかがわからず、メールをすべて読まないとそのメール重要度、緊急性が判断できないのです。

また、ご丁寧に昨日お会いしたお礼をいただくこともありますが、中にはそのお礼の最後に「ところで〜」とこちらに依頼する用件が書かれていたりすることがあります。

瞬時にメールの重要度、緊急性を判断している人は、このメールは「昨日のお礼」と判断した時点で、処理の緊急性は下がり、場合によっては読み飛ばしてしまうこともあります。

そのため、依頼していた用件がこちらが期待するスピードで処理がされず、お互いにフラストレーションが溜まってしまうこともあるでしょう。

それを回避するためには、お礼のメールであっても件名に「昨日はありがとうございました+◯◯の件」と書くことが効果的です。

これにより、メールを受け取った相手は、その件名を見ただけで、少なくともなにか依頼されているということを理解し、メール処理の優先順位を引き上げることになるので、こちらも早いレスポンスでの回答や処理を期待できるのです。

「最後まできちんと読まないほうが悪い」というお考えもごもっともですが、用件が伝わらないで自分の時間を無駄にするリスクを軽減し、相手に対しても余計な時間を奪わないと言う視点にたてば、自らの工夫は重要であり、この工夫は手間が掛からない割には効果絶大であることは間違いありません。

古いメールを呼び起こす

件名と本文の内容の全く違ったメールを頂くことがあります。

件名でトリアージをしている側からするとこれほど厄介なものはありません。

なぜそんなことをするのかというと、送信先のメールアドレスを探すのが面倒なので、検索で古いメールを呼び起こし、そこに全く内容の違うメールを書いてしまうのでしょう。

Gmailでは、連絡先もメール同様、検索により探すことを前提に設計がされています。

つまり、瞬時に相手先のメールアドレスを知りたいのであれば、検索をしやすいように連絡先の登録をしておくことが大切なのです。

その連絡先の登録が面倒でやっていないのでしょうが、その場でやらないとデータベースとしては機能せず、後でもっと面倒なことになるので、すぐに登録をするようにしたいものです。

伝えたいことがよくわからない

読んで困るメールの代表例は、「伝えたいことがよく読まないとわからない」というメールです。

ビジネス上のメールの大半は、読んだ相手に何らかの行動をしてもらうためや何らかの質問やその回答をするためのものです。

その「何をしたら良いのか」や「結論はどっちなんだ」ということが、どこに書いてあるのかがわからないメールというのは、非常に読んでいてストレスが溜まります。

それなのに、申し訳ないと言う気持ちの表れなのかもしれませんが、やたらと前置きが長く、理解するのに時間のかかるメールを見かけます。

「何をして欲しいのか」や「お願いしたことへの解答」などはまず先に記載をしたほうがその後の理由も受け入れやすいものなのです。

ビジネスでのコミュニケーションであれば、メールに限らず対面での報告であっても、まずは結論をいい、その後からその理由を説明すると言う姿勢が必要でしょう。

その上で、日時や時間、場所などを伝えるのであれば、それを文章で記載するのではなく箇条書きで書いたり、何について回答しているのかがわかるよう

■結論

■Aについて

■Bについて

などという見出しをつけるという工夫が大切なのです。

返信までの時間がかかる

メールではなくLINEなどのチャットが使われるようになってきているのは、レスポンスの早さが期待されているのも大きな要因だと思います。

”既読”と表示されてそのまま回答しないと言うわけにはいかないですから。

メールをチャットのスピード感で使うのであれば、レスポンスを早くするしかない。

それをせずに「集中力を高めるためにメールは一日一回しかみない」などと言われたら、チャットのスピード感が当たり前に期待されている時代に「使いにくいヤツ」と思われても仕方がありません。

とにかく自分のところで”ボール”を持ったままにしない。

自分の回答待ちで相手の仕事が止まってしまう=相手の時間を奪うことだということを認識しなくてはなりません。

特に日程調整で”ボール”を持ったままにされると、候補日だけが長時間抑えられてしまい、イライラが募るはず。

ですから、すぐに回答することで相手の仕事がスムーズに進むものなら、「YES、NO」だけでも連絡するようにし、どうしても回答に熟慮が必要なものなら、「後ほど回答します」という受領の確認だけでもできるだけ早く返信をするようにしています。

確かに、仕事の途中で別のメールに返信をすることで集中力は落ちます。しかし、”自分の名前で仕事”をしているのであれば、「目先の集中力」よりも「依頼者からの評価」を優先したほうが、仕事の単価が上がるので、巡り巡って時間あたりの生産性は上がるものなのです。

途中で話題が変わる

Gmailにはスレッドという独自の表示形式が取られています。

通常のメーラーであれば、メールの受信順に表示がされるのですが、スレッド形式では、メールのやりとりがひとつの塊(スレッド)として表示がされます。

これこそチャットのようなものです。

むしろ、チャットだと同じ人と複数の仕事のやり取りをする場合、それらが混在して表示されてしまいますが、Gmailでは別のスレッドで表示がされることもチャットよりも使いやすいといえます。

しかし、中には、やり取りの途中から、「ところで〜」と別の話題に移っているメールがあったりします。

いわゆる「PS(追伸)」というものです。

これをされると、すでに説明をした「件名と内容が合わないメール」になってしまいます。

これでは、メールが非常に読みにくくなります。

そのため、私達がメールを作成する場合には、「1スレッド1テーマ」というルールを徹底しています。

つまり、もし、追伸など別のテーマで話をしたい場合には、別のメールを改めて作成し、そこでやり取りをするのです。

これにより、件名と内容に一体感のある、探しやすくて理解のしやすいメールになることでしょう。

今しばらくは主流であるはずのメールを最大限活用するには、「返信するときには件名をそのままにして送るのは失礼」だのというわけのわからないお作法を気にするよりも、メールを送付する際に、相手の時間をできるだけ奪わずに的確に要件を伝えることを考える必要があるのです。

セミナー音源No.21:あと1時間早く仕事を終えるクラウド時間術+やってみてわかったホントに役立つクラウド

インフィードモバイル

9割の人が間違えている「会社のお金」無料講座公開中

「減価償却で節税しながら資産形成」
「生命保険なら積金より負担なく退職金の準備が可能」
「借金するより自己資金で投資をするほうが安全」
「人件費は売上高に関係なく発生する固定費」
「税務調査で何も指摘されないのが良い税理士」

すべて間違い。それじゃお金は残らない。
これ以上損をしたくないなら、正しい「お金の鉄則」を