無理なく会計処理などをクラウド化する順序｜請求・自動仕訳・経費精算・給与・決算
目次
中小企業向けの実用レベルのERPとして
ウエブ上で経理処理などを行ういわゆるクラウド会計アプリがすごいスピードで進化しています。
預金データやクレジットカードのデータから自動で仕訳を作成することに加えて、請求書発行や売掛金管理、従業員の経費精算や給与計算などとの連動もスムーズで、今まで導入してみたもののなかなか動かなかった中小企業向けERPとしても「なんだこれでいいじゃん」と思えるほど、十分実用レベルになってきています。
ただ、決算作業やどうしても0にすることのできない手入力が必要な処理は、むしろ直接HDDなどに記録をするデスクトップ版に比べて処理がまどろっこしいのも事実。
そのため、現時点では、クラウド会計とデスクトップ版の併用による「いいとこ取り」の利用をしています。
お客様にもそんな「ハイブリッド処理」からの導入をオススメしていますが、今回は、経理処理に合理化の余地のある中小企業がどの処理からクラウド化するのが良いのかについて考えてみようと思います。
なお、freeeは「簿記の知識がなくても使える」とかいうコンセプトのため、直すのに0から入力する以上の手間のかかる間違いだらけのゴミファイルを量産するだけだし、弥生会計オンラインは未だに他社アプリに預金データ取り込みを依存するなど比較の対象にもなりえないので、クラウド会計=MFクラウドとして話をしています。
まずはメリットの体感できるところからつまみ食いを
販売、会計、給与など基幹システムは全部そろえて利用するのが最も効率が良いと考えられています。
クラウドもそれは変わらないのですが、いきなり全部の導入や乗り換えをするのはハードルが高い。
それであれば、次のようなステップで徐々に導入していくのはどうでしょう。
１.請求書発行
未だにExcelや手書きで請求書発行をしているような会社であれば、まずは請求書発行からクラウドアプリを使ってみましょう。
操作性は、デスクトップ版の販売管理ソフトとほとんど同じ。取引品目や得意先のリストを作成し、それぞれを選択して請求書にするだけです。
自作のExcelはもとよりデスクトップ版販売管理ソフトにない機能としては、請求書をそのままメールで送付し相手先にダウンロードしてもらうということができるというもの。
さらに相手先がメールを開封したこと、請求書をダウンロードしたことの確認もできます。
うちのセミナーの参加費をこの方式で試してみて、ご参加いただいた方に「メールで請求書が送付されることに抵抗ありますか？」というアンケートを取ってみたところ、回答者のほぼ全員が「全く問題ない。むしろそのほうがよい」という回答でした。
もちろん、PDFにすることもできるので、それを別途メールに添付しても良いですし、印字して郵送をすることもできます。
さらに、郵送オプション（ベーシックプランで180円/通）もついており、印字して切手を貼って郵送をするという作業を代行してもらうこともできるのです。
当然、立替金や源泉徴収などの設定もできますし、毎月自動請求というデスクトップ版販売管理だとそれをつけたいがために高額になる機能もあっさりベーシックなプランで使えるなど見た目以上に高機能でありながら使いやすく、よほど特殊な請求をしていない限り、ほとんどの業種で対応が可能です。
Excelでガチャガチャ請求書を発行していたのを脱却しようとデスクトップ版販売管理ソフトを購入してみたものの、開けることなくホコリを被っているような会社は、この請求書発行から導入するともっともクラウド化のメリットを体感できるはずです。
まずは、無料で試してみて、取引先登録数に制限のないベーシックプラン（月額2980円）に移行するのがよいでしょう。
2.預金データ・クレジットカードデータの自動仕訳化
会計処理全部をクラウド会計に移行しても良いですが、WEBの特性から前期の処理や各勘定の残高を確認しながらなどの作業というのは、まだデスクトップ版よりもストレスがあるのが実情。
そのため、会計処理については、強くメリットの感じられる預金データ・クレジットカードデータの自動仕訳機能から利用をしてみます。
この自動仕訳機能を使えば、ネットバンキングやクレジットカードのデータからその内容に適した勘定科目をサジェストしてくれます。その勘定科目をみて正しいと思えばそのまま登録を、そうでないと思えば修正をした上で登録をします。
そうするとクラウド上のデータはすべて同時に修正がされるとともに以後同様の処理が行われた場合には一度定めたルールに従い自動で仕訳をしてくれるのです。
当初は修正のほうが多く「これだったらデスクトップ版で手入力したほうが早い」と思うかもしれませんが、次回以降には格段に処理スピードが上がります。
さらに、MFクラウド請求書で作成した請求書については、自動的に「売掛金」として仕訳が作成され、入金予定を入れておけば、自動で売掛金の消し込みもしてくれるのです。
振込手数料が差し引かれていると修正が必要な部分もありますが、デスクトップ版でもそれは必要であり、クラウド会計のほうが手間が省けることは間違いありません。
特に面倒なクレジットカード決済については、クレカ利用がされた時点で自動で仕訳がされるので、クレジットカード利用明細が届くまで会計処理ができないとか、利用時点で経費算入するため領収証から経費計上をしておいたものをクレジットカード利用明細とチェックをするなどという面倒なことする必要もなくなり、むしろできるだけクレジットカードで決済したいと思うはずです。
（ただし、クレカ取り込み処理がなぜか遅れて来ることが多々あります）
部門設定、補助科目などの初期設定を丁寧に行うことで、デスクトップ版会計へのデータ移行もスムーズにできるので、まずは弥生会計などのデスクトップ版会計ソフトでの会計処理をベースにしながらMFクラウド会計を「自動仕訳生成装置」として使ってみることから始めてみるとよいでしょう。
料金は、2部門までで電子証明書連携ではないネットバンクと連動する「ライトプラン」で月額1980円、部門数無制限で電子証明書連携のネットバンクと連動可能な「ベーシックプラン」で月額2980円。
デスクトップ版の利用料に上乗せとなっても、その追加コスト以上に作業時間コストが軽減されるような会社であれば、導入する価値は十分あるはずです。
私自身、弥生会計をベースにしてMFクラウド会計は「自動仕訳生成装置」としての活用にとどめていますが、出先の電車移動時間にiPhone上で経理処理ができることもあり十分な費用対効果を得られています。
3.経費精算
従業員が現場で経費の立替えをしてくれたものをその都度現金で精算をするという作業は、現金保管のコストもかかり絶対に廃止したいもの。
そこで、経費精算書を一定期間ごとに従業員に作成してもらい、経理担当者が精査した上でその金額を給与と一緒に振り込むという会社も多いでしょう。
そんな会社は、MFクラウド経費というアプリを利用すれば、従業員がスマホで経費申請をし経理担当者が承認をすることができる上、スマホで領収証を撮影すると自動で仕訳をしてくれるなども可能になります。
さらに、仕訳の判断に悩むようであれば、スキャンしたデータを送付することで、オペレータが仕訳作成をしてくれるオプション（20円/枚）まであるのです。
アクティブユーザー数☓500円/月の料金がかかるものの、営業職や現場管理など経費申請の多い会社であれば、この経費精算のクラウド化が、実は一番メリットを体感できるかもしれません。
4.給与計算・年末調整
給与計算について厄介なのは社会保険料の改訂です。うっかり、その改訂を見過ごしてしまうとその修正に大きな手間と時間が掛かります。
MFクラウド給与であれば、社会保険料改訂の都度に自動で変更がされていくので、社会保険料の計算ミスはなくなります。
計算項目についてもシンプルに見えて時間単価設定なども柔軟でデスクトップ版給与計算ソフトでできることはほとんど支障なくできます。
クラウド給与で設定できないような給与体系のほうが問題があるのではないかというくらいです。
また、年末調整・給与支払報告書の作成にも対応をしています。
料金は、従業員10人で4000円/月。人数が増えていくとデスクトップ版のほうが安いかもしれません。
デスクトップ版給与計算ソフトよりも格段に便利ということはないですが、デスクトップ版に比べて、ソフトのバージョンアップが不要なこと、給与支払の仕訳が自動でクラウド会計に連動されることなどが利点と言えるでしょう。
5.決算作業はしばらくデスクトップ版で
MFクラウド会計で決算作業の一部を行うことはできますが、科目内訳書や事業概況書を既存のデスクトップ版申告ソフトにデータを渡すという中途半端なところで開発が終わっています。
決算作業自体も税理士がストレスなく作業ができるかというとまだそのレベルには達していないというのが個人的な感想であり、デスクトップ版弥生会計にデータ移行をした上で決算作業をしているのです。
税理士以外の事業会社にとってみれば、年に一度の決算申告という作業が自動化されるメリットはさほどないので、開発する側の優先順位も高くないでしょうから、決算申告までが完全に自動化されるにはもう少し時間は掛かるかもしれません。
まあ、申告なんてルールに従って処理するだけだからいずれ自動化はされますけどね。
できることからやってみるということができるのも大きなメリット
まだ手書きやExcelなどで管理をしているのであれば、その部分だけクラウド化するだけで確実に生産性は向上します。
あるいは、既にデスクトップ版の業務ソフトが導入されていても、データの自動連動などにより省力化される部分もあるはずです。
本来基幹業務ソフトはすべて同一のもので一気に導入なしい乗り換えをすべきですが、とりあえずメリットの体感できそうなところから導入をしてみて、気がついたら全部クラウド化されていたということでも良いのではないでしょうか。
「大々的にコストと時間を掛けてERPを導入しようとしてみたら全く動かず元に戻した」なんて悲劇を避けやすいのも実は最近のクラウドアプリの魅力なのかもしれません。
もちろん、デスクトップ版の王者、弥生にも負けずにいいもの作って頂くことを願っておりますよ。
税理士が一気に「クラウド陣営」に寝返る前にね。
弥生会計とMFクラウドどっちがいいか？ではなく二つ組み合わせて使うってのはどうよ
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