さよなら現金出納帳｜社内キャッシュレス化を実現する3つの手順
会社に現金があるだけで管理コストが爆上がり
未だに会社に手提げ金庫に小口の現金を置いておき、そこから日々の細かい出金をし、現金出納帳でその記帳をしている会社があります。
しかし、この現金が社内に少しでもあると、防犯の観点やモラルハザードの観点などから、やたらとコストがかかります。
そこで、社内には現金を置かない「キャッシュレス化」の提案をするも、できない理由のオンパレードに。
ですが、実際には、現金商売をしていなければ、ほとんどの会社で社内のキャッシュレス化は実現します。
今回は、そのための3つの手順について話をします。
口座振替・クレカ払いへの変更依頼
ウソだろと思うのですが、未だに毎月発生するような諸経費について、現金で支払いをしている会社があります。
キャッシュレス化をするのであれば、まずは可能な限り諸経費の支払いを口座振替かクレジットカード決済へと変更をします。
出先での活動費用に決済用クレカを交付
社長や営業スタッフの出先での活動経費の支払いについては、経費精算用のクレジットカードを交付します。
出先では可能な限り、そのクレジットカードで経費の支払いをしてもらうことで、そもそも後日の経費精算の必要がなくなります。
また、クラウド会計と組み合わせることで、クレジットカードの利用明細から自動で仕訳生成も可能になるので、経理処理の負担も軽減されるのです。
そんなことをしたら不正に利用をされたり、持ち逃げされたら困るとの意見も聞きますが、当然経費の内容については確認を別途求めますし、上限額を小さくしておけばそのようなリスクはまず無くなるはずです。
クレカ払いできないものは立て替え払いに
そうはいっても、出先での経費支払の中にはクレジットカード決済ができないものもあります。また、本社でも着払いの宅配便料金などはクレカ決済ができないものもあります。
それらの経費支払については、従来どおり従業員や社長に立て替えてもらい、月の給与計算の際に精算をしてもらいます。
小口の経費精算については、領収証をスマホで撮影することで経費申請ができるアプリもあります。その際には、所定の入力作業が必要で、その入力のハードルを下げるために撮影された領収証から人力で必要な登録をしてくれるサービスもあるのです。
これらの経費の立て替えが手許のお金が足りずしんどいというのであれば、先に仮払金として10,000円程度必要なお金を交付しておきます。
その仮払金と毎月発生した経費を精算するのは面倒なので、仮払金は預けっぱなしにした上で退職時に精算をしてもらえばよいでしょう。
なお、これらの現金での精算についても、クラウド会計を利用している場合には、そのまま取り込みが可能なExcelのシートが提供されていることが多いですので、そちらに各自入力の上で経費精算の申請をしてもらうようにしましょう。
現金での売上があるところは難しいですが、単に小口の経費の支払いを現金でしているところは、これで社内に現金を置く必要もなくなり、そのための管理が不要になるとはずですよ。
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