Dropboxの競合を回避するにはどうしたら良い？
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Dropboxで生産性は飛躍的に向上したが
Dropboxの登場により、お客様と最新版のファイルを共有できたり、出先のノートPCで作業した内容がオフィスのPCに反映されたりすることにより生産性は一気に向上しました。
ただ、Dropbox内の同一のファイルに同時に複数の先からアクセスとしてしまうと「競合」し、複数のファイルが保存されてしまいます。
その結果、古いファイルを呼び起こして作業を追加する”先祖帰りで途中の作業が飛んでしまう”などのトラブルが起きることも。
会計ファイルなどでそれが起きるとどの作業まで終えたのか改めてチェックするのに無駄な時間が掛かります。
そこで、Dropboxの競合問題を回避するにはどうしたら良いのかについて考えてみます。
Dropbox外にファイルを移動して作業をする
Dropboxの公式サイトのヘルプセンターで競合コピーを防ぐ方法について次のように記載されています。
競合コピーが作成されないようにするには？
競合コピーが作成されるのを防ぐ解決策の 1 つとして、Dropbox 外部にファイルを移動させてから編集する方法があります。ファイルを移動させると、そのファイルは削除済みと表示されるようになり、他のユーザーは編集できなくなります。編集が完了したら、Dropbox フォルダの元の場所にファイルを戻します。戻したファイルの編集内容は、アクセス権のあるすべてのユーザーに表示されます。
また、「使用中」ファイルを保管する専用フォルダを作成して、そこにファイルを移動させる方法もあります。共有フォルダの他のメンバーは、そのフォルダ内のファイルを編集できないことを理解した上で、必要に応じて引き続きそのファイルにアクセスすることもできます。
そりゃそうなんですけど、いちいちファイルを移動して作業をするというのも面倒だし元に戻すのを忘れそうな気もします。
「あれ？ここにあるはずなのに？」と探し回った挙句、検索で見つけ出した移動先のファイルを開いてしまったりということも。
公式サイトがこうせよと書いてあるということは、競合を防ぐ機能は今のところないということなんでしょう。
Dropbox以外のデータ共有サービスを使う
Dropboxにファイルの競合が防ぐ機能がないというのであれば、別のデータ共有サービスを検討します。
(1)フロンティア21
オリコンタービレが提供するデータ共有サービス。仕組みはDropboxと同じようなものですが、誰かがファイルを開くと「排他モード」となり、別の人がファイルを開くことができなくなります。
弥生、ソリマチ、ビズソフトという会計ソフトだけでなく、Word、Excel、PDFにも対応しているとのこと。
料金はWEB上では公開されておらず、お問合時に教えてくれるようですが、お聞きしたところによると「そこそこ」の値段はします。
まあ、会計事務所であれば、重要なインフラに対するコストなので、十分支払う価値のある金額ではありますが、個人向けのDropboxを使っているような中小企業にはオススメしづらい金額ではあります。
おそらくオススメしても「だったらDropboxでいいわ」と言われそうです。
(2)弥生ドライブ
弥生が提供するデータ共有サービス。こちらもフロンティア21と機能は同じようなもので、誰かがファイルを開くと「排他モード」となり、別の人がファイルを開くことができなくなります。
こちらは、弥生製品の「あんしん保守サポート契約」をすると利用が可能になり、その年間サポート料金は、28,000円前後からとリーズナブル。
本来のサポートは全然電話が繋がらずにイマイチと言われますが、バージョンアップ製品の無償提供や実用性はまだまだながらスキャナ保存のためのタイムスタンプも提供するなど料金なりの価値は十分あると思いますし、金額的にも中小企業の方にもオススメできます。
ただし、弥生ドライブ上でファイルを開くことができるのは、弥生製品のみ。WordやExcelは保存をすることはできても単なる保管庫としてしか機能しません。
また、Dropboxと異なり、ネットに接続していないと、ファイルそのものを開くことができないので、通信環境のよくないところでの作業ではストレスを感じることもあるでしょう。
(3)GoogleDrive
Googleが提供するデータ共有サービス。Dropbox的なファイルの共有方法のほか、スプレッドシート、ドキュメント、スライドなどMicrosoftOfficeの簡易版のような機能については、同時に複数の人が閲覧編集も可能になります。
当初はExcelやWordで作成したファイルを誰かと共同で作業するもののみGoogleDriveに上げていたものが、アプリを立ち上げるスピードも早く、他者との共有機能の手軽さゆえに、いつしかまずはGoogleDriveで作成したものを必要なものだけWordやExcel形式に変換するということに。
私のようなライトユーザーであれば、Excelにしかないトレースとデータテーブル機能を頻繁に使う「財務モデル」を作成する時以外は、ほとんどこのGoogleDriveで事足りています。
結果的に、私は、
・弥生会計ファイルは「弥生ドライブ」
・スプレッドシート、ドキュメントは「GoogleDrive」
・申告書作成ファイル、Powerpointファイルなどは「Dropbox」
という使い分けになっています。
これがベストなのかはわかりませんので、どなたかもっと良い方法があれば是非教えてください。
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