メールで請求書を受領していると厳格な検索システムが必要に｜電子取引への電子保存義務化
コロナ禍で電子取引への保存要件の緩和と強化
2021年の税制改正により、法人税、所得税について、クレジットカード決済などについて領収証の原本保存要件がされました。
しかし、「電子取引」の保存については、2022年1月以降、法人税、所得税について印刷をして書面での保存が認められなくなり、一定の要件を満たした「電子保存」しか認められなくなります。
そこで、今回は、令和4年1月以降求められる「電子取引」の「電子保存」についてまとめてみることにします。
電子取引にはメールによる請求書添付も
電子取引とは「取引情報（取引に関して受領し、又は交付される注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。）の授受を電磁的方式により行う取引をいう。」と定められています。
具体的には、下記のものも含まれます。
（1）いわゆるEDI取引
（2）インターネット等による取引
（3）電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む。）
（4）インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引
つまり、メールでEXCELやPDFの請求書を送付される場合やネット予約サイトから取引情報をダウンロードにより受け取る場合も「電子取引」とされるということです。
電子取引の保存、紙は廃止で電子のみに
これらの電子取引については、2022年1月以降「タイムスタンプ要件及び検索要件」について緩和はされます。
しかし、適正な保存を担保する措置として、申告所得税及び法人税における電子取引について、その電磁的記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置は、廃止されるのです。
つまり、これまでは、メールで請求書が送られてきても、その請求書を印字して保存することで、電子取引についての書類保存要件を満たしていたのですが、2022年1月以降は所定の検索機能を有するシステムでの管理が必要になるということです。
消費税は別の取り扱い
なお、上記は、法人税、所得税についての取り扱いであり、消費税については全く別の取り扱いになります。
消費税の「仕入税額控除」を受けるためには、必要な事項が記載された帳簿及び請求書等（書面）の保存が必要です。
しかし、取引金額が３万円未満の場合や、３万円以上でも「電子取引」のようにデータのみが提供されるなど、書面での請求書等の交付を受けなかったことに「やむを得ない理由」がある場合には、帳簿のみを保存することにより仕入税額控除の適用を受けることができます。
ですから、2022年以降もメールで請求書が送付されてきたり、サイト登録をして取引情報をダウンロードするなどの「電子取引」については、請求内容確認のための紙による出力の保存も可能です。
なお、2023年10月以降は、消費税の仕入税額控除については「インボイス制度」に変更がされます。
帳簿のみの保存で仕入税額控除の適用を受けることができるのは、法令に規定された取引に限られることとなります。
ですから、「電子取引」を行った場合でも、仕入税額控除の適用を受けるためには、軽減税率の対象品目である旨や税率ごとに合計した対価の額など適格請求書等として必要な事項を満たすデータ（電子インボイス）の保存が必要となるのです。
むしろ紙の請求書の郵送への逆戻りも
メールに添付されてきた請求書について検索機能を有する電子データとして保存をするというのは、物理的なハードルがかなり高く、中小企業やフリーランスにとって導入は現実的ではありません。
マネーフォワードやfreeeなどを利用すれば、「電子保存」の要件を満たすのでしょうが、請求件数の少ないところがわざわざ毎月コストを支払ってまで導入する必要があるのかはその会社次第。
請求件数の少ない中小企業やフリーランスは、紙の請求書を郵送するという以前の方式への逆戻りを選択するところも出てくるなど無駄な手間とコストが生じることになりそうです。
なお、基準期間の課税売上高が1000万円未満の事業者については、税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件の全てが不要とされます。
しかし、請求書の送付先がそうでなければ、「いや、もうメールで請求書を送ってくるのはダメだから」と言われて、結局紙の請求書を郵送することになるのではないかと。
ちっとも生産性が向上するイメージが沸かないです。
まあ、マイナンバーのときと全く同じ構図で、当初はシステム業界が「電子保存に対応できなければ会社が終わる」くらいに大騒ぎするけど、中小企業では、結局なし崩し的な運用がされるようになる気もしますけどね。
メールで送られてきた請求書を印字したものと郵送されてきた紙の請求書の見分けなんかつくわけないでしょう。
9割の人が間違えている「会社のお金」無料講座公開中
「生命保険なら積金より負担なく退職金の準備が可能」
「借金するより自己資金で投資をするほうが安全」
「人件費は売上高に関係なく発生する固定費」
「税務調査で何も指摘されないのが良い税理士」
すべて間違い。それじゃお金は残らない。
これ以上損をしたくないなら、正しい「お金の鉄則」を
