なぜ「外資系」がもてはやされるのか？

最近は「外資系」を謳う仕事術の本が花盛りのよう。

特にExcelやPowepointの使い方などを記した本が人気のようですが、なぜ「外資系」がもてはやされるのでしょうか。

一つは、標準化が徹底されているということ。

高い時間効率を目指すには、成果物である報告書などについて無駄を削ぎ落とした標準化を徹底する必要があります。

しかし、標準化自体は、外資系でなくても生産性の高い会社であればどこでもきちんと行われているはずです。

ただ、外資系では、共通認識の少ないグローバル社会で誰もが瞬時に理解できるよう、よりシンブルで合理的であることが追求されているのでしょう。

そこで、多くの「外資系仕事術」を読んでみて、実際に取り入れてみてよかったExcelやPowerpointの工夫について、自分のメモ代わりに何度かに分けてまとめてみようと思います。

徹底的に無駄を省いたフォーマットに

1.表の背景を白で塗りつぶす

Excelの枠線はセルの大きさを把握するのには必要ですが、このまま画面を見ながら説明をするのにも、
画像としてPowerpointなどに貼り付けをするのにも邪魔です。

なので、枠線は消したほうが良い。

そのための簡単な方法は、表の範囲ないしシート全体を選択し、「セルの書式設定」で「塗りつぶし」を選び、白に塗りつぶしてしまうということです。

2.フォントはArial一択

フォントについては、文字と数字で使い分けたり、単位については数字を小さくして太字にするなど
いろいろなパターンが有るようですがすべてArialにしておくのが設定が簡単な割には見栄えが良いと思います。

3.小項目は幅1のセルを入れて位置を揃える

小項目についてはセルの中でインデントで合わせる方法もあるようですが、幅を1にしたセルを挟み込むことで大項目とずらして並べます

4.項目ごとにまとめて単位を表示する欄を作る

数字の単位については、表の右上に記載することが多いと思いますが、変化させる数値（パラメータ）によりその単位が変わることもあるので、それぞれのパラメータの右に「単位の欄」を作ります。

5.縦線は引かず、数字を揃えることで縦線の代わりにする

縦方向の罫線は引かず、横方向の線だけにします。

縦方向については、数字の位置を右揃えにすることでその代用とします。

この方が、シンプルで見るべき数字が浮かび上がります。

6.横線も極力目立たないようにする

横線については、破線を選択することで印字した時に細い線にするという方法もあるようですが、基本的には最も細い実線にし、表の範囲をあわらすところだけ下から2番目の太さの線にします。

7.行の高さを18mmに広げる

文字サイズを10Pにするという方法もあるようですが、行の高さを18mmに広げることで、数字の大きさはデフォルトのままでも罫線と被らず見やすくなります。

8.ベタ打ちと数式で色を分ける

ベタ打ちのセルと数式のセルの文字の色を分けておきます。

具体的には、いろいろとパターンがあるようですが、ひとまず

・ベタ打ち：青字
・数式：黒字
・他のワークシートの参照：緑字

とします。

そうすることで、どのセルが変化させる数値で、どのセルが数式なのかがわかり、数式をチェックすべきセルが一目瞭然になります。

9.強調すべき箇所の色は淡い色を使う

項目や強調すべきセルにつける色はできるだけ淡い色を使うようにします。

そのほうが見る人の負担感は小さくなります。

＊　＊　＊

これらの点を改善したExcelのシートは、こんなかんじに。

＜改善前＞

＜改善後＞

このまま画面で説明をするにしても、Powerpointに貼り付けるにしても、当初のものより見る人に伝わりやすく、作業もしやすいシートになったと思います。

このテンプレートをしっかり使いこなせるようになるまでは、オリジナリティは封印することにします。

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