「7つの習慣」でいう緊急だけど重要ではないものを減らすためにやってみたこと
“7つの習慣”の第三の習慣
コミック版も大ベストセラーになったコヴィー博士の「7つの習慣」
その中の第三の習慣として「重要事項を優先する」というものがあります。
これは自分がやるべきタスクを「重要」「緊急」という二つの軸で
・「重要」で「緊急」なもの（第一領域）
・「重要」だけど「緊急」ではないもの（第二領域）
・「重要」ではないが「緊急」なもの（第三領域）
・「重要」でもないが「緊急」でもないもの（第四領域）
の4つに分ける。
多くの人は「緊急」なものばかりを優先してバタバタしており、緊急ではないが将来のために重要なことに割く時間が取れていない。
第二領域の事前準備などをきちんとやれば、結果的に第一領域のタスクも少なくなる。
そのためには、まずは緊急だけど重要ではないもの（第三領域）を減らして重要だけど緊急ではないもの（第二領域）に取り組む時間を確保するというもの。
全くもってごもっともな話でありそうはしたいのですが、実際は優先順位をつけてみたら重要で緊急なものばかりが溢れかえったなんてことに。
そんな中でも、実際に自分でやってみて第三領域のタスクを減らすことにつながっ取り組みについて今回は話してみようと思います。
無駄な営業電話に出ないようにするには
緊急だけど重要ではないもの（第三領域）の中に突然の来訪への応対や無意味な電話応対というものがあります。
うちの事務所の場合、新規のお問い合せは電話ではなく、フォームから内容の送信をしていただくことにしています。
そのため、WEBサイトに電話番号は掲載していませんが、税務署などから電話が掛かってきます。
さすがに申告書に携帯番号を書くわけにもいかないので、固定電話番号は必要なのです。
WEBサイトには、その電話番号は載せていないのになぜか営業の電話が掛かってくるんですよ。
おそらく、税理士会の名簿が流出しているのでしょう。
この営業電話の応対に一々時間を取られるというのは集中力も落ちるし、まさに時間の無駄なわけです。
そこでうちはどうしているのか。
事務所用固定電話は、一日中電話秘書サービスに転送しっぱなしにしています。
開業当初は、「外出中に新規の問い合わせが掛かって来た時に留守番電話じゃ大事な機会を失う」なんて思い、外出中だけ転送していたのですが、元に戻すのを忘れちゃうんですね。
もし、転送した電話に連絡があった場合には、対応してくれたベルシステムから、相手の連絡先と内容がメールで送信されてきます。
税務署からの連絡もちゃんと用件が記載されたメールがくるので、その内容によって担当者にメールごと転送すればOK。
なので、結果的に一日中ベルシステムに転送していた方が、無駄な営業電話をシャットアウトできるし、税務署等からの連絡も一義的なフィルタが掛かった状態で伝わるようになりました。
その上で、お客様には、携帯番号をお教えして直接お掛けいただければ、すぐに対応も可能なわけです。
頼んでもいないのに登録されたメルマガは直でアーカイブ
名刺には、固定電話の番号とお客様用のメールアドレスが記載してあります。
お客様からメールがあった時には、スマホにすぐ通知され、すぐに返信ができるようにしているわけです。
ところが、名刺交換した翌日には、頼んでもいないメルマガに勝手に登録されていることも多いもの。
正直イラっとしない訳ではないですが、告知したい気持ちもわからないではないので、そっとGmailで自動的にアーカイブするように設定しておきます。
そうすれば、メルマガが来ても通知されずに目にとまることなく直接アーカイブに保存されます。
必要になれば検索で引っ張りだすこともできます。
まあ、そういうことはまずないですが。
「電話連絡など相手の時間を奪う大罪行為だ」という”意識高い人”なら、電話番号を記載していない名刺を別に作って会合などで渡すということもあるでしょうが、もらったほうがあまりいい気はしないこともありますからチョット注意が必要でしょう。
それで大切な機会まで失ったのであれば本末転倒ですもの。
ああ、こういうことを言うと「電話をするな」と言っているように聞こえるかもしれませんがそんなことないですよ。
お客様からのご質問は電話でも全く構いません。
そちらに集中し、いつでも出られるように、携帯電話をホットラインとして確保しているのですから。
相談ごとは電話で話した方が早いことも多いですからね。
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