簿記検定で習った振替伝票から会計ソフトへの入力はもうやめよう

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簿記検定と実務は違う

簿記検定で習った仕訳というのは、何をすると会社の業績にどんな影響するのかを理解するのに大いに役立つと思います。

ただ、会計ソフトに入力をする際に、その簿記検定で習った通りの入力をすると実はすごく面倒なことになるという話しをしてみたいと思います。

なお、先に言っておきますが、クラウド会計で自動仕訳をという話ではありません。

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とにかく貸借一対の仕訳にする

ほとんどの会計ソフトへの入力方法は、総勘定元帳などから勘定科目ごとに入力をする「帳簿入力」と振替伝票の形式のままで入力をする「伝票入力」のどちらかを選択できるようになっています。

簿記検定を通じて簿記をきちんと習った人ほど、取引ごとに振替伝票を記載し、その振替伝票をまるでコピーするように「伝票入力」で会計ソフトに登録をする傾向があります。

さて、簿記検定で出てくる仕訳の形式では、貸借の「合計金額」が一致するように勘定科目を記載します。

例えば、借入金1000円、支払利息100円が普通預金から引き落とされたならば、

借入金1000円 /普通預金 1100円

支払利息100円

という感じです。これをそのまま「伝票入力」により会計ソフトで伝票一枚一枚登録していくのです。

ただ、これだと、普通預金の相手が「諸口」となるので、会計ソフトによっては印字された元帳を見てもその内容がすぐにわからないことがあります。

また、会計ソフト上で内容を確認修正する際に、いちいち伝票にジャンプして表示させてからでないとできないことが多いものです。

煩わしい「諸口」を発生させたくないのであれば、合計金額でではなくそれぞれの貸借が一対となるような仕訳の切り方が必要です。

この場合であれば、

借入金1000円 /普通預金 1000円

支払利息100円 /普通預金 100円

とすることになります。

帳簿間の優先順位をつけて直接帳簿入力

簿記検定で習った他の帳簿への転記や帳簿の締め切りなどというのは経理実務で自分でやることなどまずありません。

確実に会計ソフトがやってくれます。

その機能を活用し、帳簿ごとに直接「帳簿入力」をしたほうがいちいち伝票一枚ごとに登録をするよりも入力スピードが上がり、確認修正時の手間も省けるのです。

ただし、帳簿入力をする場合には、「帳簿の優先順位を定める」ことが重要になります。

では、どんな順番で帳簿を入力すれば良いのか。

次のような優先順位をつけて”交通整理”をすることが必要です。

(1)まずは現金出納帳

現金取引を極力なくすことが経理合理化の大きな一歩ですが、現金売上が日々あるなどどうしても必要であれば、現金の動きを記載した現金出納帳を作成し、これを入力優先順位の最も高い帳簿とします。

(経費精算だけであれば、預金でまとめて行うことで、現金出納帳の記載は省略できます)

そのまま「帳簿入力」で会計ソフトに入力をします。

(2)次に預金出納帳

預金の通帳のコピーを貼り付けて預金出納帳としても良いですし、預金通帳から直接「帳簿入力」により、預金通帳の記載の通り会計ソフトに入力をします。

預金から現金への入出金や預金間の振替などについては、どちらかの帳簿で入力がされると相手方の帳簿にも自動的に転記がされます。

そのまま、相手方の帳簿でも入力をしてしまうと二重に記帳がされてしまいます。

そこで、預金と通帳間の振替については、預金通帳に番号をそれぞれ振り、番号の若いものを優先して、そちらだけ入力をするというルールを定めれば良いのです。

(3)最後にその他の帳簿

売掛金の発生や受取手形の回収など現金も預金もどうやっても絡まない取引については、最後の手段として売掛帳や普通仕訳帳などで入力をします。

可能な限り預金に絡めた取引とする

預金については、預金通帳という第三者が発行した確実なデータが存在します。そのため、可能な限り預金と絡めた取引として帳簿に記録をします。

例えば、給料1000円から源泉所得税100円を差し引き普通預金から支払ったとします。

この際に、預金の動きだけに着目をして

給料900円/普通預金900円

だけを預金出納帳から記録し、

給料100円/預り金100円

を普通仕訳帳や伝票で入力をしようとすると、うっかり忘れてしまう可能性があります。

ですから、可能な限り預金を絡められるよう、一旦1000円の給料を支払った後すぐに源泉税100円が預金に振り込まれたと考えます。すると

給料1000円/預金1000円

預金100円/預り金100円

となり、もし預り金の計上を忘れると預金残高が合わなくなるので、ミスがすぐ発見できるようになるのです。

このあたりの複合仕訳が預金データからの自動仕訳ではまだカバーできないところですね。

いずれにせよ、伝票一枚一枚について社内で決済を受けるというような理由がない中小規模の会社の経理であれば、伝票記載も伝票入力もやめて直接帳簿入力をするほうが楽なのではないでしょうか。

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