【無料】電帳法改正に対応するメールでもらった請求書の保管方法｜マネーフォワードクラウドBox
目次
電帳法改正によりメールでの請求書送付に制限が
2022年1月より電子帳簿保存法（電帳法）が改正され、メールで送付されてきた請求書については所定の検索可能なシステムでの保存（電子保存）が義務付けられました。
今までは、メールで送付されてきた請求書についても印字して保管をすることで損金算入の要件を満たしていましたが、今後はそれができなくなります。
では、従来どおりメールで送付されてきた請求書はどのように保管をすればよいのでしょうか？
そこで、今回は、メールで送付されてきた請求書の保管サービスについて検討をしてみようと思います。
電子帳簿保存法改正による電子取引についての電子保存
電子取引とは「取引情報（取引に関して受領し、又は交付される注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。）の授受を電磁的方式により行う取引をいう。」と定められています。
具体的には、下記のものも含まれます。
（1）いわゆるEDI取引
（2）インターネット等による取引
（3）電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む。）
（4）インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引
つまり、メールでEXCELやPDFの請求書を送付される場合やネット予約サイトから取引情報をダウンロードにより受け取る場合も「電子取引」とされるということです。
この電子取引について、2022年1月以降改正がされることになりました。
その内容は、今まで厳格で利用が促進されなかった改ざん防止のタイムスタンプについてその要件を緩和することで、紙での請求書等のやり取りの電子化を促すというものです。
一方、タイムスタンプの要件を緩和する代わりに、改ざんを防止するため、電子取引についてその保存方法が厳格になります。
具体的には、申告所得税及び法人税における電子取引について、メールで請求書が送られてきても、その請求書を印字して保存することで、電子取引についての書類保存要件を満たしていたものが、2022年1月以降は所定の検索機能を有するシステムでの管理が必要になるのです。
マネーフォワードクラウドBoxが単体で無料提供
クラウド会計アプリのマネーフォワードやfreeeについては、それぞれクラウドBox、ファイルボックスという電子取引についてメールで受け取った請求書を電帳法の検索保管要件を満たす形式で保存できる機能があります。
クラウド会計アプリの機能なのでそれぞれのアプリのユーザーしか利用ができなかったのですが、マネーフォワードがクラウドBoxを単体で無料提供することに。
『マネーフォワード クラウド』、改正電子帳簿保存法対応方針を発表｜マネーフォワード
マネーフォワードのユーザーは左側からの流れで追加利用なしで利用が可能。マネーフォワードユーザー以外の方も右側からの流れでこの機能単体を無料で利用が可能になります。
これで請求書の受取側である得意先が、マネーフォワードのユーザーでなくても、メール添付された請求書を無料で電帳法の要件を満たした形式による保存ができます。
作業手順はまさにクラウドサイン
具体的な作業手順は、
▼クラウドBoxにログインして、まずは、右下アップロードボタンを押します。
▼アップロードする請求書ファイルを選択するかドラッグをします。
▼電帳法の要件を満たすよう検索に必要な「取引日」「相手先」「金額」を手入力し、アップロードボタンを押します。
▼これで、マネーフォワード請求書での請求と同様、クラウドボックス内で検索可能な状態で請求書ファイルが格納されることになります。
▼請求書ファイルをダブルクリックするときちんと請求書が見られます
理念も操作方法もクラウド上で契約書の締結・保管ができるクラウドサインに非常によく似ています。
これで、請求書の原本を保存しなくていいのであれば、メールで送付された請求書やオンライン上での決済の請求書だけでなく、紙の請求書は全部これで保存してもいいかもと思うほど。
ただ、紙の請求書をスキャンした場合には、「スキャナ保存」といって別の要件を満たす必要があるため、このままクラウドBoxにアップロードしても原本廃棄要件を満たすことにはなりません。
得意先での導入のハードルは下がるだろうけど
得意先が請求書をメールで送ってきたもののためにわざわざ特別な検索可能なシステムを導入してくれるとは思えませんが、これならなんとか頼み込めば利用してくれるところもあるかもしれません。
しかし、DX（デジタルトランスフォーメーション）のセミナーもやる日本を代表する出版社であっても、マネーフォワードで請求書を送ろうとしても「経理がそういうのはダメだと言っている」と断られ、請求書を印字して郵送したら「印鑑がないから送り直してください」と言われ、「だったらカネはイラン！もう降りる！」と激ギレした結果、私が「特別に」メールでの請求書送付が認められているくらいなので、なかなかカンタンには行かないと。
むしろ、大手企業ほど2022年1月以降、「請求書は紙で送るべし」と言ってくるかもしれませんね。
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