インボイス制度での経費精算に必要な資料|手書きの領収証は必要になるのか?

 

インボイス制度導入で経費精算の手続も変わる

2023年10月から消費税にインボイス制度が導入されました。

インボイス制度では、消費税の納税額の計算上、控除できる仕入に伴う消費税額は、登録した適格請求書発行事業者(適格事業者)が発行した適格請求書(インボイス)に記載された税率と税額によるものとされます。

これまでは、支払った相手が誰であっても消費税の仕入税額控除は可能でしたが、インボイス制度になると支払った相手が適格事業者であるか否かの判定が必要となったのです。

では、会社員が経費精算の申請にインボイス制度はどのような影響を及ぼすのでしょうか?

そこで、今回は、インボイス制度での経費精算に際して必要な資料についてまとめてみることにします。

適格請求書(インボイス)への記載事項

買い手が消費税の仕入税額控除を受けるには、必要事項の記載された適格請求書(インボイス)の保存が必要となります。

その適格請求書には、次の事項が記載されていることが必要です。

① 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号

② 課税資産の譲渡等を行った年月日

③ 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容(軽減税率対象の場合である場合その旨)

④ 課税資産の譲渡等の税抜価額又は税込価額を税率ごとに区分して合計した金額及び適用税率

⑤ 税率ごとに区分した消費税額等

⑥ 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

具体的な記載例としては以下のようになります。

自販機、公共交通機関以外はとにかく領収証をもらう

これまで、消費税の仕入税額控除を受けるには、請求書、領収証の保存は必要でしたが、3万円未満の取引については、「やむを得ない」ものとして、帳簿への記載のみで消費税の仕入税額控除は可能でした。

しかし、インボイス制度では、税込3万円未満の公共交通機関の利用料金や自販機などの例外はあるものの、原則として消費税の控除のためには、インボイスの保存が必要となります。

なお、法人税では、クレジットカード決済をクラウド会計を経由させた場合には、領収証等の原本の保存は不要となるものの、会社に経費精算の要請をする場合には、どんなに細かくとも領収証が必要であるということが多いのではないでしょうか。

経過措置としての1万円未満インボイス不要

インボイス制度の円滑な運用のために、当初の6年間(令和11年9月30日)までについては、基準期間の課税売上高が1億円以下(または1年前の上半期の課税売上が5,000万円以下)の事業者は、税込10,000円未満の取引については、インボイスがなくても消費税の控除が可能な経過措置が講じられることになりました。

しかし、会社の経費精算の現場では、そのような経過措置は、途中で変更が必要であったり、かえって従業員の判断が必要になることから、「公共交通機関以外とにかくすべて領収証はもらっておくように」という運用がなされることが多いのではないかと予想されます。

なお、インボイス制度になるといっても、新たに「インボイス」という書面が領収証とは別に必要になるわけではありません。

手書きの領収証でなくてもレシートでもOK

インボイス制度になる前の現行法でも、謎の都市伝説として、「レシートでは税務調査で経費算入が否認される」というものがあります。

当然のことながら、レジから発行されるレシートであっても、経費算入は可能であり、レシートとは別に「領収証」というものが別途必要になるわけではないです。

少なくとも、レシートであることが理由で、法人税の損金算入や消費税の仕入税額控除が税務調査で否認されることはありません。

飲食店のレジで「レシートじゃなくて領収証をくれ」と言っていたり、ヨドバシカメラでわざわざレシートを持参して領収証を発行してもらうと言うのは一体何のためにやっているのでしょうかね。

インボイス制度は消費税のルールですから、法人税の損金算入のルールには変更はありませんし、消費税についてもインボイスとしての必要記載事項6項目が記載されていれば、その書類はレジで印字されるレシートであろうが、手書きの領収証であろうが影響はないです。

レシートでは、必要事項である書類の交付を受ける事業者名=買い手である自社の名前が書いていないと思うかもしれませんが、飲食店や小売店、タクシーなど不特定多数の顧客と取引をする事業者については、買い手の名前の記載を省略した「簡易インボイス」でも良いことになっています。

税務調査で経費と認められるにはレシートじゃなくて手書きの領収証じゃないとダメなんですか?

理論上はインボイスの真贋のチェックは必要だが

買い手が消費税の仕入税額控除を受けるためには、売り手は適格事業者に登録した上でインボイスを発行しなくてはいけません。

その結果、免税事業者であった事業者は、課税事業者の選択が必要となり、これまでなかった消費税の申告と納税が必要となります。

中には、適格事業者の登録をしていないのに、勝手に架空の登録番号を記載したインボイスを発行する免税事業者が出てくることも予想されます。

そのような行為を防ぐため、国税庁では、適格請求書発行事業者の公表サイトでその登録事業者のデータを公開しています。

万一、ニセのインボイスを掴まされたことが税務調査で見つかった場合には、被害者だから仕方がないというわけにはいかず、消費税の仕入税額控除は否認されることになっています。

そうなると、課税取引のたびに、買い手の事業者は、そのインボイスが正しいものであるか、公表サイトで適格事業者番号の「真贋」をチェックしなくてはならないことになります。

ですが、それは、あくまでも建前であり、国税庁長官が「軽微な記載のミスを確認するための調査はこれまでしてきていない。記載事項(の不備)をあげつらうような調査はしない」と回答しており、インボイスに記載事項に不備があったり、インボイスが偽造であった場合、そのことをもって消費税の仕入税額控除が否認されることはまずないでしょう。

なので、経費精算については、建前では、取引の都度、インボイスの登録番号の真贋の判定が必要ではあるものの、現実には、登録番号の真贋の判定までは不要で、登録番号の有無を確認すればよいのではないかと思われます。

ですから、インボイス制度になったとしても、これまで法人税、消費税の要件を満たしていたとすれば、経費精算の申請については、基本的にはこれまでと同様とし、「登録番号の有無」を申請書に記載する欄を作る。

その登録番号の有無を経理担当者が確認をした上で仕入税額控除の適否を仕訳に反映させるということになるでしょうね。

インボイス反対の立場から、過度にインボイス制度の事務負担が大きいかのような言説も見受けられますが、国税庁は、とにかくインボイス制度の導入を円滑に進めることを優先するために、柔軟な対応をすると言っています。

インボイス制度の周知広報の取組方針等について|国税庁

偽造インボイスを掴まされて、万一それが税務調査で否認されることによる追徴課税の期待値と単発の取引のインボイスの真贋を一つずつ確認をする現実のコストを比較すれば、自ずと最適解は出るのではないでしょうか。

インボイス制度導入後の税務調査|不備のあるインボイスでは否認されるのか?

セミナー音源No.31:知らなきゃ大損!インボイス制度への最適解

インフィードモバイル

9割の人が間違えている「会社のお金」無料講座公開中

「減価償却で節税しながら資産形成」
「生命保険なら積金より負担なく退職金の準備が可能」
「借金するより自己資金で投資をするほうが安全」
「人件費は売上高に関係なく発生する固定費」
「税務調査で何も指摘されないのが良い税理士」

すべて間違い。それじゃお金は残らない。
これ以上損をしたくないなら、正しい「お金の鉄則」を