電子データを紙で保存しても青色申告取り消しせず|電帳法改正Q&A追加解説

2022年1月より電子帳簿保存法が改正に

ペーパーレス化を促進するために2022年1月に電子帳簿保存法が改正されます。

その中で電子データについて、タイムスタンプの要件が緩和される代わりに「紙で印字して保存してはいけない、紙で保存したら青色申告取り消しもありうる」という規定があったことから、会計業界、ソフトウエア業界は大騒ぎになっています。

一方で、お客様にはいくら説明をしても無関心。最近ポツポツどのように電帳法改正への対応方法についてご質問をいただくという大きな温度差が。

そんな中で国税庁が「お問い合わせの多いご質問」としてその取扱を追加公表しました。

結論は「さすがに紙で保存したからといってすぐに青色申告取り消したりしないから」というもの。

そこで、今回は、2022年の電帳法改正はこんなことになりそうだという話をまとめてみようと思います。

電子帳簿保存法の概要

税法では、決算書類や総勘定元帳などの帳簿書類、それに請求書、領収証などの証拠書類については7年間などという極めて長い期間の保存義務が課されています。

これらの保管スペースを確保するのは納税者には大きな負担であり、なんとか電子化したデータでの保存をすることで紙の書類は廃棄することを認めてほしいもの。

一方で、それを野放図に許してしまうと今やPDFファイルはカンタンに後から加工ができてしまうので改ざんがやりたい放題になってしまう懸念もあります。

その問題を解決するために、紙の書類の原本の廃棄を認め電子化されたデータでの保存を認めるための要件が電子帳簿保存法というもので定められているのです。

しかし、この「電子帳簿保存」の要件が非常に厳しく、なかなか中小企業レベルには普及がしていませんでした。そこで、これまで何度かの改正がされ、今回さらにペーパーレス化促進のために要件が緩和されたのです。

電子帳簿保存の対象となる文書

電帳法では、それぞれの書類について次の3つの保存方法が認められています。

・電磁的記録での保存

自身が一貫してPCで作成した決算書類、元帳など

・スキャナ保存

相手先から紙で受領した領収証・請求書原本など

電子データ保存

電子決済、メールに添付されてきた請求書・領収証など

これまでは、この電子帳簿保存をするためには、事前に税務署に届け出をする事前承認制度がありました。

また、改ざんの可能性のあるスキャナ保存や電子データ保存については、後から修正ができないよう受領から数日以内にタイムスタンプを付与するなどが義務付けられていました。

この運用が非常に面倒で電子帳簿保存が進まないというのが実情だったのです。

2021年1月から電子データの保存要件の緩和と強化が

そこで、よりペーパーレス化を促進しようと

・税務署による事前承認制度の廃止

・タイムスタンプの付与は概ね70日以内でよい

・電子データ保存でタイムスタンプがない場合のシステムでの検索事項を限定する

などというデータの保存要件の緩和がされたのです。

しかし、これでは改ざんをしやすくなってしまうということから、電子データについては、従来認められていた「紙に印字しての保存は認めない」「もし紙で保存をした場合には青色申告取り消しもありうる」という保存要件の強化策も同時に組み込まれたのです。

これには、会計業界もびっくり。

民間レベルでは、請求書をパソコンから印字して封筒に詰め郵送をするという面倒な作業をメールに請求書を添付して済ますという方法で多少なりとも合理化してきたものが、一気に「それをやったら違法で青色申告取り消しもあるから」ということになったのですから。

そのため、会計ソフト会社は一大事とばかりにそのためのシステム改修に追われ、改正が目の前に迫って税理士たちもその対応の必要性をお客様に伝えるものの誰もまともには聞いてくれないという状況になっていたのです。

紙に印字して保存してもすぐに青色申告取り消しはしないと国税庁が公表

そんな業界だけが大騒ぎをするものの周りは冷ややかな中、11月に国税庁が電子帳簿保存法改正について「お問い合わせの多いご質問」として追加解説を公表しました。

補4 一問一答【電子取引関係】問42

【補足説明】

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務に関する今般の改正を契機として、電子データの一部を保存せずに書面を保存していた場合には、その事実をもって青色申告の承認が取り消され、税務調査においても経費として認められないことになるのではないかとの問合せがあります。

これらの取扱いについては、従来と同様に、例えば、その取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由が無いにも関わらず、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません。

お問い合わせの多いご質問(令和3年11月)|国税庁

要するに電子データを紙で保存したら即青色申告取り消しや損金算入を否認するようなものではない。ただ調子に乗って改ざんでもしようものなら青色申告取り消すからなと。

タイムスタンプの要件を緩和すると「請求書や領収証を改ざんしやすくした」という間違ったメッセージにならないよう「その代わりに電子データの保存要件を厳格にしたぞ」という国税庁のポーズのようだったようで。

それがあまりに効き過ぎて大騒ぎになったため「イヤイヤ、さすがにそこまで強く言ってないしw」とトーンダウンさせたのでしょう。

電子取引データの保存方法をご確認ください|国税庁

ペーパーレス化進展のつもりがむしろ紙への回帰に

「コロナ禍での在宅勤務を阻害しているのが印鑑の押印と紙の請求書だ」とやり玉に上げられ、ペーパーレス化を促進しようとの電帳法改正。

しかし、現実には「なんで外注先のためにこっちが面倒な保存要件満たさなくちゃいかんのよ。だったらメールで請求書なんか送ってくるな、紙で送ってこい」とペーパーレス化が進むどころか紙での郵送に”先祖返り”の動きが見られているようです。

迫る業務のデジタル化「準備間に合わない」 管理厳格化で紙に逆行の動きも 来年1月法改正|産経新聞

いや、最初っから「こうなるよ」って言ってるじゃん。

「フリーランスがラクをしようと請求書をメールで送ってきているのを黙認していただけなのに、わざわざそいつらのためになんでこっちがシステム改修しなくちゃいけないのよ」というのが得意先の経理担当者のホンネですから。

日本商工会議所のアンケートでは

バックオフィス業務のデジタル化状況等

○「売上高1千万円以下の事業者」の3割超が、経理事務について税理士等外部専門家の関与なくすべて社内で対応、また、9割超が1人で経理事務に従事している。後者のうち約75%は、代表者・役員が経理事務を兼務して行っている。

○帳簿の作成業務について、「売上高1千万円以下の事業者」では約5割が手書きで行っており、また、約1割が「1年ごと」に作成している。

○受発注業務について、「売上高1千万円以下の事業者」では約8~9割が、電話、FAX、実訪といったアナログで行っている。

「消費税インボイス制度」と「バックオフィス業務のデジタル化」等に関する実態調査結果について|日本商工会議所

これが零細企業のバックオフィスの現実です。

別に零細企業だけでなく、DXのセミナーをやるような有名な大手企業にだって、マネーフォワード請求の請求書やメールでの請求書送付も拒否されて「押印した請求書を郵送せよ」と言われているくらいです。

私の予想だと「最初はメールでの請求書の送付は禁止。紙で請求書を送付せよ」となり、しばらくしたらあの騒ぎはなんだったんだというくらいまたメールで請求書が送付されて紙で保存するようになるのではないかと。

だって、郵送されてきた紙の請求書とメールに添付されてきた請求書を印字したものを見分けるなんて不可能だし、税務署もそんなことにホンネでは興味はないでしょう。

メールで請求書を受領していると厳格な検索システムが必要に|電子取引への電子保存義務化

マイナンバーのときと一緒。あれだけ騒いだマイナンバーも今やメールでビュンビュン送られてきてびっくりしたりしますので。

とりあえず無料のマネーフォワードクラウドBoxを使おう

だからと言って全くの無視というわけにはいかない。

そんな中、マネーフォワード社が自社のユーザー以外にも無料で電帳法対応の電子データ保存システムを提供してくれています。(他にも類似の無料サービスはあります)

使用感もとても使いやすいので、ひとまず「これを使えばうちは電帳法改正には対応したよ」ということで良いのではないかなと。

【無料】電帳法改正に対応するメールでもらった請求書の保管方法|マネーフォワードクラウドBox

もちろん、これを機に請求書発行などもクラウドアプリを使うなどペーパーレス化に取り組んでみることには大賛成。マジで便利でもうExcelで請求書を作るなんて言う気持ちにならないですから。

それに、2023年10月には消費税はインボイス制度になります。今からその対応を考えておいたほうがいいのではないでしょうか。

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