カレンダーで予定の管理をするのは作業時間ではなく空き時間で

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ルーティンワーク主体のスケジューリング

税務顧問契約を主たる活動としている私の場合、やるべき仕事と言うのは毎月、毎年決まっていることが多いものです。

そのため事前に予定を立てやすいという特徴があります。

今回は、そんなルーティンワーク主体の仕事をしている方に、私はこんな感じでスケジュールやタスク管理をしているという話を偉そうにしてみようと思います。

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やるべきタスクはGoogleDriveで管理をする

タスク管理をするツールにはGoogleタスクやToDoist、ToodleDo、ChatWorkなどといったものがあります。

それぞれ良い点があるとは思いますが、私の場合、タスクはすべてGoogleDrive上のスプレッドシートで管理をしています。

その利点は、

(1)一度作ったタスクを次回にもコピーしやすい

ルーティンワークなので、翌年の同じ月にやるべきタスクと言うのは同じものが多いはず。それであれば、いちいち新たにタスクを登録し直すことなく、前年のタスクのシートのコピーをするだけでその月のタスクリストのベースを作ることが可能です。

そこに新たに増えたタスクや減ったタスクを調整するだけで良いのです。

(2)他人と共有しやすい

GoogleDrive上のシートは簡単に他人と共有ができます。それぞれのタスクの担当者を定めれば、オートフィルタでその人がやるべきタスクのみに絞り込んだり、それらの進捗状況をチームメンバーで共有できたりもします。

(3)掛かった時間の集計がしやすい

作業にどれくらいの時間を要するのかの見積もりをするのに、過去に同じ作業にどれだけの時間が掛かったのかというデータは有用です。

さらに、得意先ごと、仕事の種類ごとにどれくらいに時間がかかり、一時間あたりどれくらいの報酬を頂いているのかを知ることは、今後の価格設定や営業政策を立案する上で極めて重要なデータになります。

これらの集計作業がスプレッドシートであれば、簡単にできるのです。

スケジュールの管理はGoogleカレンダーで

無駄な時間の使い方をしないポイントは”能動的なスケジューリング”をするということ。

こちらができるだけ多くの選択肢から、最も効率よく活動できるようにスケジュールを組むことが必要です。

例えば、顧客への巡回監査の日時を定めるのに「経理処理が終わった頃に連絡します」というお客様の申し出に従いスケジューリングをする”受動的なスケジューリング”ですと、日程を決めようにももう選択肢がなく、効率を考える余地などありません。

事前に仕事量のバランスや移動時間などを考慮して最適な訪問日時を事前に組んでおき、できるだけ早い時点でアポイントメントを取るようにするのです。

理想的なのは、訪問時に次回の訪問時のアポを確定するということ。たとえ数カ月後であってもです。

多忙な方ほどむしろそのようなスケジューリングを好むものなのです。

そのためには、数カ月先までの仮のスケジュールを組んでおく必要があります。

具体的には、前年のカレンダーと時間記録、それと巡回監査表に基づいて、「仮のアポイントメント」をGoogleカレンダーに記録しておきます。

ちなみに仮の予定には?マークを先に書いておき、確定した時点で?マークを取って相手先の後ろに面会時刻を書き込むようにしています。

また、そのアポイントメントのメモ欄にその日に話すべきことやもらうべき資料などを書き込んでおきます。

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アポイントメント以外の作業についてはExcelに作った前年のタスクリストをコピーして適宜修正したものを見ながら、こちらのタスクも見積もり時間を考慮して最適な日時にGoogleカレンダーに張り付けていくのです。

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タスクアプリに入れるものは?

そうなると、タスクアプリは使っていないかというとそうではないです。

Googleカレンダーでも表示が可能なGoogleタスクを利用しています。

では、タスクアプリには何を入れるのか?それは「依頼されたこと」や「検討期日」などです。

メールで依頼されたことは、Gmailの場合、メールを開いた状態で「Shift+T」と押すだけでGoogleタスクに登録がされます。

では、検討期日とはなんでしょうか?

例えば、消費税について簡易課税を選択すべきかというのは、決算近くにならないと判断ができないことが多いでしょう。

かと言って、事業年度が終わってしまってはアウト、決算作業中に検討しようにももう期限切れということになります。

そこで、そうならないように、事業年度終了近くの日付で「消費税検討」などというタスクをタスクアプリに入れてGoogleカレンダー上に表示させるようにしています。

アポイントメントの時刻はどう記録するのか?

例えば13:00から14:00のアポイントメントがあったとします。そしてそこに行くまで片道1時間ずつ掛かるとしましょう。

この時あなたは、このアポイントメントをカレンダーにどう記録しますか?

13:00-14:00という時間幅で記録する人が多いのではないでしょうか。

私の場合、12:00から15:00という時間幅で記録し、実際に合う時刻は相手先の後ろに一緒に書き込むようにしています。

こうする理由は4つあります。

一つ目は、5分前に通知が来るようにしているので、出かける時間で記録しておいたほうが合理的だということ。

二つ目は、一時間あたりの報酬額計算には移動時間も含めて計算をするので、時間の集計が楽だということ。

三つ目は、アポイントメントをドラッグで動かしてしまっても時刻が書いてあるので元に戻しやすいし、仮の予定と見分けがつきやすいこと。

そして、四つ目は空き時間を把握し、前倒しで何ができるかを検討しやすいということなんです。

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仕事を早く確実に終えるために一番良いのは、前倒しで作業を始めるということです。

期日ギリギリになっての納品で依頼人のニーズとずれた成果物を提出することなく、早い段階からこまめに中間報告をしながら作業をすすめることで、無駄な作業をすることなく顧客満足度の高い成果物を提供できるはずです。

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そのために必要なのは、「今後どんな作業をすることが予定されているのか」を把握し、それが今の空き時間であればどれを前倒しで作業をすすめることができるのかを考えるということ。

つまり、「空き時間というリソースをどう使うのかをコントロールすること」こそが、時間効率よく顧客満足度の高い仕事をする上で大切なことなのです。

そのために空き時間を可視化しやすいよう移動で拘束されている時間をもカレンダー上で”色塗り”しておく必要があるのです。

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