もう「雑費」という勘定科目は使用禁止にしよう
勘定科目は少ないほうがいい？多いほうがいい？
前期対比を見ると大きく変動していて一体何が原因なんだろうと思うと、前期と当期で処理をしていた勘定科目が違っていただけだったということがよくあります。
そうならないよう経理規程で処理すべき勘定科目をしっかり固定していくということが大切なのでしょうが、徹底できず勘定科目が多いほどそういう状況が多くなりがちです。
なので、私は予算管理などきちんと数字を把握しているもの以外はできるだけ勘定科目を減らしたほうがよいとアドバイスしています。
消耗品費と事務用品費を分けてどうするのよと。
どうしても分けて内容を把握したいのであれば、その勘定科目に補助科目を設定して必要に応じて確認をすれば良いでしょう。
さて、どの費用の勘定科目にすればよいのか悩むののために”その他”の役割として「雑費」という勘定科目を設定するはず。
実はこの「雑費」という勘定科目はなくしたほうがよいのではということが今回のテーマです。
「雑費」や「その他」はドンドン膨らんでいく
勘定科目のリストに雑費というものがあると、どの科目にするか判断が悩んだものは雑費に入れたがります。
そのうち大して考えもせず、チョットでも悩むともう雑費に。
結果的に、「販売管理費のうち人件費の次に金額の大きいのが雑費だった」という恐ろしい決算書を見たこともあります。
税務申告上は、販売管理費の内容がなんであっても税負担に影響がない場合がほとんどですが、やはり自社の業績を正しく把握するのにそれではまずい。
事実、銀行員向けの決算書の読み方のテキストでも「雑費の金額の大きさで、その会社の経理の正確さがわかる」と雑費の金額の大きい会社は経理自体もずさんであると記されていることもあるのです。
なので、私が設定をする場合、雑費は勘定科目リストから削除します。
では、他の科目に入れられないか精査しても雑費と思われる費用はどの科目で処理をするのか？
大抵は「消耗品費」と「支払手数料」で処理が可能なはずなので、どちらかに入れればよいでしょう。
これは、売掛金の得意先ごとの残高を補助科目で管理している時でも同じです。
新規に取引が始まったものの今後どれだけ取引が続くかわからないと、補助科目を設定するのがめんどうでとりあえず「指定なし」「その他」などに入れたくなります。
しかし、これも放っておくと「指定なし」ばかりになって得意先元帳が全く機能しなくなります。
なので、売掛金などを会計ソフト上で管理をする場合には、「指定なし」「その他」の使用を禁止し、たとえ一回の取引でも補助科目設定をし、最終的な表示の段階で「その他」にまとめるようにします。
もし、BtoCなど一度限りの取引ばかりであれば、会計ソフトでその入金管理はせず、販売管理ソフトを使うほうが良いでしょう。
不明なものは「決算仮勘定」で
入力している時点では、その内容がわからないものがあります。しかし、それを入力しないと先に進まないということがほとんど。
そのような場合にはどうしたらよいのか？
内容が不明、勘定科目が判断できないものは、ひとまず「決算仮勘定」という”逃げコード”を流動資産に作っておきます。
仮払金でも良さそうですが、仮払金には法人税や消費税の中間納税額、出張旅費の精算など”ホンモノの仮払金”もあるので、不明なものは別の科目にしておいたほうが良いのです。
決算仮勘定という謎の勘定が残ったままで経理処理を締めることは経理担当者ならありえないので、必ずその原因を究明することでしょう。
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